Gestion d’audit interne
Un outil de gestion d’audit interne pour planifier et mesurer les résultats de vos structures en toute facilité.
Automatisez vos audits et mesurez facilement vos résultats
• Un établissement ou un service
• Un groupement de structures
• Organisation des soins
• Circuit du médicament
• Risques infectieux
• Restauration / HACCP
• Hébergement
• Lingerie / démarche RABC
• Qualité
… et bien d’autres encore !
Vous avez la possibilité de :
• Mesurer la conformité avec des réponses “conforme”, “non conforme”
• Évaluer la qualité perçue grâce à l’échelle d’évaluation
C’est vous qui choisissez l’échelle et la métrique d'étapes souhaitées.
Vous avez la possibilité de :
• Programmer la période de diffusion et de répétition
• Imposer l’ajout de documents preuves
• Autoriser ou non l’option de réponse “non applicable.”
Le répondant / auditeur peut :
• Apporter des commentaires à toutes les questions
• Proposer des actions directement depuis sa réponse.
• Par structure ou globaux (groupement de structures)
• Obtenez des statistiques affinées par pourcentage.
Des écarts par rapport aux attendus ? Attribuez des actions correctives qui viendront s’inscrire dans votre plan d’actions global, désignez des responsables et suivez leur état d’avancement.
“ Juste l'outil indispensable pour la gestion qualité de notre ESMS de manière simple et collaborative. Le logiciel est très intuitif et simple d'utilisation tant pour les managers que pour les professionnels de terrain. Une équipe SAV hyper réactive. Un seul regret : ne pas avoir eu ce logiciel avant !!! Mention spéciale à Nicolas K. qui nous a accompagné avec beaucoup de professionnalisme et de patience dans ce déploiement. ”
Questions fréquentes
Découvrez les réponses aux questions fréquemment posées sur l'audit interne qualité en structure médico-sociale, sociale et sanitaire.
Un logiciel d'audit interne offre une multitude d'avantages essentiels pour tous types de structures sociales, médico-sociales et sanitaires. Disposer d’une solution logicielle pour digitaliser ses audits internes permet de :
• Optimiser l'efficacité des processus d'audit
• Automatiser des tâches répétitives, permettant ainsi aux professionnels de se concentrer sur les aspects plus stratégiques
• Renforcer la précision et la fiabilité des résultats grâce à une analyse rigoureuse des données
• Centraliser les informations et faciliter la collaboration et la communication entre les équipes
• Fournir des rapports détaillés en temps réel
• Mettre en place des actions correctives pour gérer les risques
• Renforcer les processus internes pour une mise en conformité réglementaire.
Ce plan en 6 étapes vous propose une approche complète pour mener un audit interne qualité réussi.
1 - Préparation de l'audit interne qualité :
• Définir les objectifs et le périmètre de l'audit
• Constituer une équipe d'auditeurs compétents et impartiaux
• Planifier les activités d'audit et fixer un calendrier
2 - Collecte des données :
• Identifier les normes, procédures et référentiels applicables
• Collecter les données pertinentes pour l'audit
• Analyser les données et préparer les outils d'audit nécessaires
3 - Réalisation de l'audit interne qualité :
• Effectuer les entretiens avec les parties prenantes concernées
• Vérifier la conformité aux normes et procédures établies
• Identifier les écarts et les points d'amélioration
4 - Identification des écarts et des opportunités d’amélioration :
• Analyser les constats de l'audit et comparer avec les critères de référence
• Identifier les écarts majeurs et mineurs ainsi que les bonnes pratiques
• Proposer des actions correctives et préventives pour résoudre les problèmes identifiés.
5 - Rédaction du rapport d'audit :
• Rédiger un rapport d'audit clair et concis
• Présenter les résultats aux parties prenantes de manière constructive
• Recommandations pour améliorer les processus.
6 - Suivi et mise en œuvre des actions :
• Assurer le suivi rigoureux des actions proposées et leur état d’avancement
• Soutenir les responsables des actions pour une mise en œuvre efficace
• Évaluer l'efficacité des actions mises en place et leur impact sur la qualité.
En résumé, procéder à un audit interne consiste à :
• Évaluer des processus de gestion de la qualité de manière objective
• Identifier des opportunités d'amélioration
• Mettre en œuvre de mesures correctives pertinentes pour renforcer la qualité globale de l'organisation.
Mener un audit qualité dans les structures sociales, médico-sociales et sanitaires est un processus essentiel pour garantir des prestations de qualité.
En suivant une méthodologie adaptée, vous pouvez non seulement répondre aux attentes de vos usagers, mais aussi vous conformer aux normes réglementaires attendues. Voici les 10 questions essentielles que vous pouvez vous poser avant de mener un audit qualité et garantir sa réussite :
1. Quels sont les objectifs de notre audit qualité ?
Définissez clairement les buts de votre audit s’agit-il :
• d'améliorer les soins apportés aux patients ?
• de garantir la sécurité ?
• d'optimiser les processus ?
• de répondre à des exigences réglementaires ?
2. Quels sont les critères de qualité à évaluer ?
Identifiez les indicateurs clés de performance et les normes de qualité spécifiques à votre domaine, tels que :
• la satisfaction des patients
• la sécurité des soin
• ou la gestion des risques…
3. Comment collecter des données de manière fiable et objective ?
Déterminez les méthodes de collecte de données les plus appropriées, comme les enquêtes ou les entretiens avec le personnel et les patients.
4. Comment impliquer le personnel dans le processus d'audit qualité ?
Encouragez la participation active de l'équipe :
• en expliquant les objectifs de l'audit
• en sollicitant leurs observations et suggestions.
5. Comment évaluer l'efficacité des processus internes ?
Analysez les processus existants pour identifier les éventuels dysfonctionnements et les opportunités d'amélioration.
6. Comment garantir la confidentialité des données pendant l'audit qualité ?
Assurez-vous de respecter toutes les règles de confidentialité et de protection des données lors de la collecte et du stockage des informations sensibles.
7. Comment communiquer les résultats de l'audit qualité ?
Présentez les conclusions de manière claire et concise, en mettant en évidence les points forts et les domaines nécessitant des améliorations.
8. Comment mettre en œuvre des actions correctives ?
Élaborez un plan d'action basé sur les résultats de l'audit et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir l'amélioration continue.
9. Comment mesurer l'impact des actions correctives sur la qualité des services ?
Utilisez des indicateurs de suivi pour évaluer l'efficacité des changements apportés et ajustez votre approche si nécessaire.
10. Comment assurer la pérennité de la gestion de la qualité ?
Mettez en place un système de gestion de la qualité solide pour maintenir et améliorer constamment les standards de qualité.
Choisir le bon logiciel pour l'audit interne est une étape cruciale pour les structures soucieuses d'améliorer leur efficacité et leur conformité. La démarche doit faire l’objet d’une évaluation minutieuse auprès des différents prestataires.
Voici les éléments clés que vous devez prendre en compte lors de votre évaluation :
Étape 1 : Analyser les besoins spécifiques de l'organisation en matière d'audit interne
Cette étape nécessite de comprendre les processus existants, les normes de qualité et les réglementations applicables selon votre secteur.
Étape 2 : Évaluer les fonctionnalités offertes par le logiciel
L’outil d’audit interne doit permettre une automatisation avancée pour :
• Rationaliser les tâches répétitives
• Faciliter la collecte et l'analyse des données
• Fournir des rapports détaillés et personnalisables.
Étape 3 : Vérifier la convivialité et l'accessibilité du logiciel
Une interface intuitive et conviviale est essentielle pour faciliter l'utilisation par les auditeurs et les équipes impliquées. La possibilité d'accéder aux données et aux rapports à distance est un avantage majeur pour une collaboration efficace, y compris pour les équipes dispersées sur différents sites.
Étape 4 : Veiller à la sécurité des données
Le logiciel doit garantir la protection des données sensibles et des informations confidentielles liées à l'audit interne.
Étape 5 : S’assurer de la fiabilité du support technique
Il est essentiel de s'assurer que le logiciel qu'un support technique fiable est disponible pour répondre aux éventuelles questions et problèmes.
En résumé, le choix d’un logiciel pour l'audit interne nécessite une évaluation minutieuse :
• des besoins spécifiques des fonctionnalités offertes
• de la convivialité
• de la sécurité du support technique.
Un bon logiciel d'audit interne contribuera à
• Renforcer la qualité des processus internes
• Améliorer la gestion des risques
• Assurer la conformité, tout en facilitant le travail des auditeurs et en optimisant l'efficacité globale de l'organisation.
Découvrez les six principaux objectifs de l'audit qualité, un processus essentiel pour garantir l'excellence des services que vous offrez dans le domaine social, médico-social et sanitaire.
1. Amélioration de la qualité des services
L'objectif premier de l'audit qualité est d'améliorer la qualité des services proposés par votre structure. En identifiant les points forts et les lacunes de vos processus, vous pouvez mettre en place des actions correctives pour offrir des services de meilleure qualité à vos bénéficiaires.
2. Conformité aux normes et réglementations
Les structures sociales et médico-sociales sont soumises à un ensemble complexe de normes et de réglementations. L'audit qualité vous aide à vous assurer que votre organisation respecte toutes les exigences légales en vigueur, ce qui réduit les risques liés à la non-conformité.
3. Optimisation des ressources
En examinant en détail vos processus internes, l'audit qualité peut identifier des inefficacités. Cela vous aide à optimiser l'utilisation de vos ressources, que ce soit en termes de personnel, de matériel ou de finances.
4. Gestion des risques
Les structures sociales et médico-sociales font face à des risques spécifiques liés à la santé et au bien-être des bénéficiaires. L'audit qualité aide à identifier ces risques et à mettre en place des mesures préventives pour les minimiser.
5. Formation du personnel
L'audit qualité peut mettre en lumière le besoin de formation continue du personnel. En identifiant les compétences requises, vous pouvez élaborer des programmes de formation adaptés pour renforcer les compétences de votre équipe.
6. Communication et transparence
Un aspect souvent sous-estimé de l'audit qualité est sa capacité à renforcer la communication interne et externe. En montrant votre engagement envers la qualité et la transparence, vous gagnez la confiance de vos partenaires, de vos bénéficiaires, de leurs proches et du public en général.
En conclusion, l'audit qualité dans les structures sociales, médico-sociales et sanitaires vise à améliorer la qualité des services, à assurer la conformité aux normes, à optimiser les ressources, à gérer les risques, à former le personnel et à renforcer la communication. Il s'agit d'un outil essentiel pour garantir l'excellence dans la prestation de services dans ces domaines cruciaux.
