Réclamations usagers
La fonctionnalité réclamation usagers permet à vos usagers d’exprimer librement leur mécontentement
Une personne accompagnée, un patient ou un proche a besoin d’exprimer son insatisfaction ? Via un QR code ou un lien personnalisé affiché dans votre établissement, les usagers peuvent désormais déposer une réclamation.
La réclamation ne figure plus en ligne à la vue de tous, mais elle est gérée en interne par votre structure et elle reste confidentielle.
Donnez une voix à vos usagers et gardez le contrôle de votre e-réputation
Une fois la réclamation enregistrée, votre gestion est simplifiée et sécurisée : vous garantissez une réponse appropriée en temps voulu et vous disposez d’une traçabilité du processus de réponse au plaignant.
Si la réclamation enregistrée le justifie, mettez en place des actions d’amélioration et assurez le traitement de leur suivi en toute facilité.
En proposant ce canal de communication direct et innovant, vous apportez la preuve que :
- Vous apportez des réponses aux usagers et donnez de la visibilité sur les actions menées
- Vous êtes à l’écoute des personnes accompagnées / patients et de leurs proches
- Vous êtes engagé.e dans une amélioration continue de la qualité
- Vous répondez aux exigences réglementaires de la HAS ( 3 critères impératifs)
Vous améliorez la notoriété de votre structure !
“ Qualineo propose des solutions pour améliorer la qualité des établissements et surtout applique ce principe à lui-même. Soucieux du service rendu, équipe dynamique et humaine. Des contenus et webinaires de qualité, des formations... Bravo pour votre développement. ”
Questions fréquentes
Découvrez nos réponses aux questions fréquemment posées sur les réclamations usagers en structure médico-sociale, sociale et sanitaire.
Les motifs de réclamations en Établissement d'hébergement pour personnes âgées dépendantes sont variés et peuvent englober un large éventail de sujets. Les personnes accueillies ou leurs familles peuvent exprimer leur mécontentement concernant :
- La qualité de l’accompagnement et des services fournis
- Les problèmes liés à la communication avec le personnel
- Le manque d'écoute attentive.
- Etc.
Peuvent également donner lieu à des réclamations :
- Les questions relatives à l'hygiène, à la sécurité et aux conditions de vie dans l'établissement
- Les retards dans les réponses aux demandes
- L'absence d’accès à des activités adaptées aux besoins individuels.
Pour bien traiter une réclamation écrite en donnant une image positive de votre établissement, vous pouvez suivre ces 10 points clés :
1 - Réception de la réclamation :
Dès la réception de la réclamation, accuser réception rapidement afin de rassurer le plaignant et lui indiquer que sa demande est prise en compte.
2 - Analyse :
Lire attentivement la réclamation pour bien comprendre les problèmes soulevés et relever les éléments essentiels.
3- Enregistrement :
Enregistrer la réclamation dans un système de suivi pour en assurer un traitement efficace et éviter tout oubli.
4 - Respect des délais :
Informer le plaignant des délais prévus pour le traitement de sa réclamation et tenir les échéances annoncées.
5 - Enquête :
Enquêter de manière approfondie en sollicitant les informations supplémentaires si nécessaire, et en collaborant avec les différentes parties concernées.
6 - Communication :
Maintenir une communication claire et régulière avec le plaignant, en l'informant de l'avancement de l'enquête et des actions prises.
7 - Réponse personnalisée :
Rédiger une réponse personnalisée en prenant en compte les éléments spécifiques de la réclamation et en proposant des solutions adaptées.
8 - Reconnaissance des torts :
Admettre les erreurs éventuelles de l'établissement et présenter des excuses le cas échéant.
9 - Suivi :
S’assurer que les solutions proposées sont mises en œuvre, et effectuer un suivi après la résolution afin de vérifier la satisfaction du plaignant.
10 - Amélioration continue
Utiliser les réclamations comme des opportunités d'amélioration continue en analysant les causes sous-jacentes et en mettant en place des actions correctives.
Les établissements de santé publics ou privés sont des lieux où la qualité des soins et la satisfaction des patients sont des priorités essentielles. Cependant, il arrive que des usagers aient besoin d’exprimer des préoccupations ou des insatisfactions. Les plaintes et réclamations peuvent couvrir un large éventail de sujets, allant de la qualité des soins à l'organisation administrative. Découvrez les sujets courants pour lesquels des plaintes et des réclamations peuvent être déposées par des patients ou leurs proches :
1. Qualité des soins et pratiques médicales :
Les plaintes peuvent porter sur :- Les protocoles de traitement : les procédures de diagnostic, de traitement ou de suivi médical
- Les incidents médicaux indésirables lors d’erreurs de diagnostic, de médication ou de chirurgie.
- Une communication insatisfaisante avec un ou plusieurs membres de l'équipe médicale.
2. Conditions d'hébergement et d'accueil :
Dans les établissements sanitaires, les conditions de vie et d'accueil des patients peuvent être au centre des préoccupations. Les plaintes peuvent porter sur :
- L'hygiène et la propreté : propreté des locaux, qualité de la nourriture ou d'autres aspects liés à l'hébergement.
- Les équipements et les installations : équipements médicaux, les lits.
- La sécurité : des plaintes liées à des incidents de sécurité.
3. Relations Interpersonnelles :
Les établissements de santé sont des lieux où les relations interpersonnelles jouent un rôle clé. Les patients et leurs proches peuvent avoir des plaintes concernant :
- Le comportement du personnel : les attitudes du personnel soignant, administratif.
- Les droits des patients : si ces droits ne sont pas respectés, comme le droit à la confidentialité ou au consentement éclairé.
4. Organisation et Gestion :
Enfin, les problèmes liés à l'organisation et à la gestion des établissements de santé peuvent également être source de plaintes. Cela peut inclure :
- Les délais d'attente excessifs pour les rendez-vous, les examens ou les interventions.
- La gestion des dossiers médicaux : la confidentialité des dossiers médicaux ou des erreurs de gestion documentaire.
Pour rédiger une réclamation efficace et augmenter ses chances d'obtenir une réponse appropriée et une résolution satisfaisante à sa réclamation, il est conseillé de suivre ces étapes-clés :
1- Identifier le destinataire :
Déterminer à qui adresser la réclamation, qu’il s’agisse d’un établissement ou de son responsable.
2 - Être clair et concis :
Décrire précisément la nature de la réclamation sans s’éparpiller dans des détails superflus.
3 - Utiliser un ton respectueux :
Rester poli et courtois tout au long de sa réclamation, éviter les accusations et bannir les insultes.
4 - Fournir des preuves :
Appuyer sa réclamation avec des documents ou des témoignages pertinents, pour renforcer ses arguments.
5 - Expliquer l'impact :
Préciser comment le problème vous a affecté en mettant en avant les conséquences négatives.
6 - Proposer des solutions :
Apporter des suggestions constructives pour résoudre le problème, afin de montrer que vous êtes ouvert à la collaboration.
7 - Indiquer ses coordonnées :
Penser à fournir vos coordonnées complètes (nom, prénom, adresse, email, téléphone) afin que l'établissement puisse vous contacter pour un suivi.
8 - Se relire et signer :
Vérifier que la réclamation soit claire et cohérente avant de la soumettre, puis apposer sa signature.
Bien traiter une réclamation orale permet de montrer au plaignant que sa réclamation est prise au sérieux, que vous êtes prêt.e à trouver des solutions et à améliorer les services de l'établissement. Voici quelques conseils en 10 étapes :
1 - Écoute active :
Accorder une attention totale à la personne qui émet la réclamation. Veiller à la laisser s'exprimer librement sans l'interrompre et montrer de l'empathie envers ses préoccupations.
2 - Prise de notes :
Pendant que le plaignant parle, la prise de note est indispensable pour ne rien oublier et pouvoir par la suite examiner en détail les problèmes soulevés.
3 - Reformuler et clarifier :
Reformuler les points clés de la réclamation pour montrer que vous avez bien compris et clarifier si nécessaire pour lever toute ambiguïté.
4 - Montrer de la compréhension :
Exprimer de la compréhension envers les émotions du plaignant et veiller à lui assurer que sa réclamation est prise au sérieux.
5 - Proposer des solutions :
Discuter avec le réclamant afin de trouver des solutions appropriées et envisageables aux problèmes soulevés.
6 - Informer sur le suivi :
Expliquer au plaignant le circuit du traitement de sa réclamation, le délai prévu pour une réponse et lui indiquer comment il va obtenir des nouvelles sur l'avancement.
7 - Communiquer régulièrement :
Si le traitement de la réclamation risque de prendre du temps, veiller à tenir informé le plaignant de l'avancement.
8 - Respecter les engagements :
Tenir les promesses faites au plaignant concernant les actions prises pour résoudre la réclamation.
9 - Suivi post-réclamation :
Lorsque la réclamation est résolue, faire un suivi auprès du plaignant pour vérifier s'il est satisfait de la solution mise en place.
