Gestion documentaire - logiciel GED
Une gestion documentaire puissante et intuitive pour structurer votre base documentaire et optimiser le pilotage de la démarche qualité.
Un simple identifiant et mot de passe ouvrent l'accès à l'interface web. Les utilisateurs autorisés peuvent aisément consulter leurs documents et dossiers, partout à tout moment sur n’importe quel support (ordinateur, tablette, téléphone).
Vos utilisateurs, votre structure ou votre groupe de structures bénéficient d'un accès aux documents selon les droits de partage accordés. La sécurité de votre GED est ainsi garantie.
La mise en conformité de la démarche qualité implique une étape cruciale : le processus de validation interne des documents. Grâce à votre GED, partagez aisément les documents et digitalisez l’émargement des parties concernées. Obtenez l'approbation des référents grâce un workflow de validation efficace et personnalisé selon vos habitudes.
Chaque document peut être archivé ou mis à jour sous une nouvelle version une fois son cycle de vie terminé. Le processus de suivi étape par étape garantit une protection contre les modifications tout en conservant un accès facile et protégé au document initial.
Vous êtes immédiatement alerté des échéances proches ou dépassées de la date de validité de vos documents. Un vrai plus pour le suivi de vos renouvellements et le suivi de vos équipements soumis à un contrôle technique périodique !
Une codification automatique de vos documents est possible suivant votre propre schéma. Vous pouvez vous libérer des contraintes imposées et codifier vos documents selon votre idée !
Grâce à l’indexation basée sur la codification ou les intitulés et les mots-clés associés, vos documents et fichiers sont parfaitement organisés. Via le moteur de recherche, retrouvez rapidement tous vos contenus tels que les procédures, les protocoles, les rapports, fiches techniques, et bien plus encore. Essentiel, en cas de contrôle !
Vous êtes responsable de plusieurs structures ? Chacune de vos entités peut posséder une GED qui lui est propre et recevoir des dossiers ou documents partagés de la part de votre organisme gestionnaire.
“ Je mets 10 étoiles ! Pleinement satisfaite de Qualineo. Un outil ergonomique, intuitif, complet et entièrement paramétrable. Un vrai point fort pour une association comme la notre composée de plus de 60 établissements, avec 5 parcours de soin (sanitaire et médico-social).
Une équipe dynamique avec du répondant et des échanges percutants, réactifs et fluides. Merci Nicolas et Caroline pour votre accompagnement.
Et de manière globale, merci à l'ensemble du staff Qualineo qui travaille corps et âme au déploiement et à l'amélioration de l'outil. ”
Questions fréquentes
Découvrez les réponses aux questions fréquemment posées sur la gestion documentaire (GED) en structure médico-sociale, sociale et sanitaire.
Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est une application informatique conçue pour faciliter la gestion, l'organisation et l'accès aux documents et fichiers numériques au sein d'une structure ou d'une organisation. Il permet d'indexer, de stocker et de récupérer efficacement les données à partir d’une interface centralisée.
Le logiciel GED offre des fonctionnalités telles que
• l'indexation par mots-clés
• la recherche avancée
• les notifications automatiques
• les droits d'accès personnalisés
• et les workflows de validation.
Pour mettre en place une GED qualité en ESSMS dans le secteur sanitaire et bénéficier de tous les avantages qu'elle offre en termes de gestion documentaire, vous pouvez suivre ces étapes-clés :
1 - Évaluation les besoins :
• Identifier les besoins spécifiques liés à la gestion documentaire/système documentaire au sein de votre structure
• Analyser les processus actuels et les points d'amélioration potentiels
• Définir les objectifs à atteindre avec la mise en place de la GED qualité.
2 - Implication des parties prenantes :
• Impliquer les responsables qualité et les équipes concernées pour obtenir leur adhésion
• Expliquer les avantages de la GED qualité et son impact positif sur l'organisation.
3 - Sélection du logiciel GED :
• Rechercher et comparer les solutions GED disponibles sur le marché
• Mettre l'accent sur la convivialité, la sécurité et les fonctionnalités de traçabilité
• Veiller à ce que la GED respecte les normes de sécurité et de confidentialité des données.
4 - Formation du personnel :
• Organiser des séances de formation pour les utilisateurs du logiciel GED
• Veiller à ce qu’un accompagnement soit prévu par votre fournisseur informatique
• S’assurer que chacun comprend parfaitement le fonctionnement de la solution logicielle.
5 - Mise en œuvre du système GED :
• Intégration de vos documents et dossiers existants et paramétrage de votre logiciel GED à vos besoins spécifiques par votre fournisseur
• Mettre en place des procédures pour assurer une gestion sûre et responsable des documents.
6 - Suivi et amélioration continue :
• Surveiller l'utilisation du système GED et recueillir les retours d'expérience
• Identifier les points d'amélioration et apporter des ajustements en conséquence
• Encourager une culture d'amélioration continue pour optimiser la GED qualité.
7 - Évaluation des résultats :
• Évaluer régulièrement l'efficacité de la GED qualité par rapport aux objectifs définis
• Mettre en avant les réussites et identifier les opportunités d'amélioration supplémentaires.
La gestion documentaire qualité est un élément essentiel pour les professionnels des structures sociales, médico-sociales et sanitaires. Elle permet de garantir le respect des normes, la qualité des services et la traçabilité des actions entreprises. Découvrez les documents clés à intégrer dans votre gestion documentaire qualité pour répondre aux exigences des organismes de contrôle et améliorer la qualité de vos prestations.
1. Les documents de base :
• Le référentiel qualité : il s'agit du document de référence qui définit les politiques, les objectifs et les processus de votre structure.
• Les procédures opérationnelles : ces documents décrivent en détail comment chaque processus est réalisé au sein de votre organisation. Ils sont essentiels pour garantir la cohérence et la standardisation des pratiques.
• Les formulaires et enregistrements : ils servent à collecter les données nécessaires pour évaluer la conformité aux normes et mesurer la performance.
2. Les documents de suivi et d'amélioration :
• Les rapports d'audit interne et externe : ils permettent d'évaluer la conformité aux normes et de mettre en évidence les domaines nécessitant des améliorations.
• Les plans d'action corrective et préventive : ils décrivent les mesures prises pour corriger les non-conformités identifiées et prévenir leur récurrence.
• Les indicateurs de performance : ils permettent de mesurer l'efficacité de vos processus et de suivre votre progression vers l'atteinte des objectifs qualité.
3. Les documents légaux et réglementaires :
• Les textes de lois et règlements : Ils définissent les obligations légales auxquelles votre structure doit se conformer. Assurez-vous de les tenir à jour pour éviter tout risque de non-conformité.
• Les contrats et conventions : ils établissent les engagements entre votre structure et ses partenaires, fournisseurs ou prestataires de services.
• Les certifications et accréditations : Si votre structure vise à obtenir des certifications qualité, assurez-vous de conserver tous les documents associés.
La gestion documentaire qualité demande une planification rigoureuse, une organisation efficace et une mise à jour constante de vos documents. Elle est essentielle pour garantir la qualité des services que vous offrez, répondre aux exigences des autorités de régulation et assurer la confiance de vos parties prenantes.
Un logiciel de gestion documentaire qualité est un outil spécialement conçu pour répondre aux besoins de gestion documentaire dans le domaine de la qualité et de la conformité réglementaire. La solution logicielle offre des fonctionnalités avancées permettant :
• La traçabilité des modifications
• L’archivage sécurisé des documents
• La gestion des différentes versions.
Une application GED qualité intègre :
• La centralisation sécurisée des documents
• Une indexation optimisée facilitant les recherches,
• Des workflows de validation pour un suivi rigoureux et accélérer les processus
• Des notifications automatiques pour une réactivité accrue.
Les avantages pour les structures se traduisent de manière concrète par :
• L’harmonisation des pratiques professionnelles en partageant des informations
• La centralisation des connaissances dans le cadre de votre PDCA
• La traçabilité et la sensibilisation des professionnels.
La gestion efficace des documents est un préalable essentiel pour garantir le bon fonctionnement des structures sociales, médico-sociales et sanitaires. Découvrez les éléments clés à prendre en compte pour choisir le logiciel de gestion documentaire adapté à vos besoins spécifiques.
1. Identifiez vos besoins spécifiques :
Avant de choisir un logiciel, il est essentiel de définir vos besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Posez-vous des questions telles que :
• Combien de documents gérez-vous au quotidien ?
• Quels types de documents devez-vous stocker ?
• Avez-vous besoin de fonctionnalités de collaboration en temps réel ?
La compréhension de vos besoins vous aidera à sélectionner le logiciel qui répondra le mieux à vos attentes.
2. Sécurité des données :
La sécurité des données est cruciale dans le secteur médico-social, social et sanitaire. Choisissez un logiciel qui offre des fonctionnalités avancées de sécurité, et vous assure la conformité aux normes de protection des données (RGPD).
3. Accessibilité et facilité d'utilisation :
Optez pour un logiciel convivial qui sera adopté facilement par votre équipe. Il doit être accessible depuis divers appareils et systèmes d'exploitation pour garantir une utilisation efficace par tous les membres de votre organisation.
4. Fonctionnalités de recherche avancées :
La capacité à retrouver rapidement des documents est essentielle. Cherchez un logiciel offrant des fonctionnalités de recherche avancées !
5. Évolutivité et support technique :
Assurez-vous que le logiciel peut évoluer avec votre organisation. Optez pour un fournisseur offrant un support technique fiable, des mises à jour régulières et des solutions évolutives pour répondre à vos besoins.
6. Coût total de possession :
Enfin, évaluez le coût total de possession, y compris les frais de licence, de maintenance et de formation. Comparez différentes options pour trouver la solution la plus rentable.
