Auto-évaluation des ESSMS : nos conseils et bonnes pratiques !

Depuis mai 2022, la plateforme Synaé  (nom donné au portail sécurisé et créé par la HAS), permet la réalisation des auto-évaluations et évaluations de la qualité des ESSMS. 

Ouverte en priorité en mai aux ESSMS afin de permettre aux structures de s'auto-évaluer sur la base du nouveau référentiel, Synaé sera également accessible courant juin aux organismes évaluateurs. Dans cet article, on vous livre notre retour d’expérience de la plateforme et nos meilleurs conseils pour bien conduire l’auto-diagnostic de votre structure.
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On a testé l'inscription à la plateforme Synaé

Incontournable pour l’enregistrement des données de l’auto-évaluation, la plateforme Synaé semble assez simple d’utilisation et facile à prendre en main.

Petit point de vigilance avant la création de votre compte sur la plateforme : pensez à désigner un référent au sein de votre ESSMS. Il est important de bien respecter cette consigne, car la première connexion donne systématiquement accès au rôle de référent. Une fois ce statut désigné, il est possible ensuite, de créer des comptes pour les collaborateurs.

Ce que permet la plateforme 

Le portail de la HAS permet de :

• créer une auto-évaluation, 
• remplir et clôturer les grilles d’évaluation
• clôturer une auto-évaluation 
• consulter une auto-évaluation terminée
• voir les résultats.

Le référent ESSMS peut ensuite consulter les auto-évaluations clôturées depuis sa page d’accueil. La consultation d’une auto-évaluation clôturée donne accès : 

• aux grilles d’évaluation complétées
• aux commentaires par type de critères
• au tableau de synthèse des cotations.

Des grilles d’évaluation adaptées à votre situation

L’auto-évaluation est réalisée au regard des missions et du cadre d’intervention de votre structure ainsi que du public accompagné. Ainsi, la plateforme Synaé génère les grilles d’évaluation selon la catégorie d’ESSMS à laquelle vous appartenez grâce au numéro de FINESS. Pour chacune des grilles d’évaluation, une réponse est attendue pour chaque élément d’évaluation, selon le principe de cotation défini par la HAS.   

3 méthodes d’évaluation pour 3 regards croisés

Le référentiel est structuré en 3 chapitres. À chacun des chapitres est associée une méthode d’évaluation. Chacune des 3 méthodes d’évaluation se traduit par différents moyens d’évaluation que sont :

• les entretiens avec les professionnels, les personnes accompagnées ou encore les membres du CVS
• les observations
• la consultation documentaire.
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Chapitre 1 : méthode de l’accompagné traceur centré sur l’accompagnement de la personne  

Chaque grille affiche les cibles d’entretiens avec lesquels vous allez vous entretenir. Pour le chapitre 1, il existe deux types de grilles d’évaluation : 

• la grille d’entretien avec la personne accompagnée. Les critères commencent par « La personne ». 
• la grille d’entretien avec les professionnels de terrain. Les critères débutent par « Les professionnels ». 

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Chapitre 2 : méthode du traceur ciblé centré sur les professionnels 

Pour le chapitre 2, on trouve deux types de grilles d’évaluation 

• la grille d’entretien avec les professionnels. Les critères débutent par « Les professionnels ».  
• la grille d’entretien avec la gouvernance. Les critères débutent par « l’ESSMS ». 
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Chapitre 3 : méthode de l’audit système est centrée sur l’ESSMS

Concernant ce dernier chapitre, on trouve les types de grilles d’évaluation suivantes :

• la grille d’entretien avec la gouvernance. Les critères débutent par « l’ESSMS ». 
• la grille d’entretien avec les professionnels de terrain. Les critères débutent par « Les professionnels ».

Le nombre d'auto-évaluations est-il limité ?

Non, chaque ESSMS peut réaliser autant d’auto-évaluation qu'il le souhaite. En revanche, il est impossible de réaliser plusieurs auto-évaluations en même temps. Pour pouvoir commencer une nouvelle auto-évaluation, il est nécessaire de clôturer la précédente ou, le cas échéant, la supprimer.