Choisir un logiciel Qualité pour piloter sa démarche qualité est loin d’être une simple formalité pour un établissement de santé. Le large éventail de solutions complexifie la prise de décision des responsables de structure et des Qualiticiens.
Qualineo leur a donc posé la question : comment procédez-vous pour faire le bon choix d’outil pour votre structure ? Voici leur méthode en 5 étapes-clés :
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Étape 1 : Établir un état des lieux
Que vous souhaitiez renouveler un logiciel vieillissant ou équiper votre structure pour la première fois, le choix de votre solution doit se faire en fonction de vos ressources passées et de vos besoins futurs.
Cette étape consiste notamment à :
- Analyser l’existant en recensant tous les outils existants de chaque corps de métier
- Recueillir les besoins en relevant les problématiques terrains, à savoir les attentes individuelles et collectives
- Définir les priorités en prenant le temps de définir les fonctionnalités impératives
- Rédiger un cahier des charges en recensant les fonctionnalités que vous souhaitez absolument voir dans votre solution.
Étape 2 : Comprendre les nouvelles solutions proposées
Jugé trop coûteux en termes de maintenance et d’infogérance, l’achat de licences de logiciel est désormais révolu. Aujourd’hui, la majorité des éditeurs de logiciels proposent des applications Web hébergées sur le Cloud en mode Software as a Service. Le mode SaaS correspond ainsi à un mode facturation par abonnement. Le prix de la location inclut : la licence, l’hébergement et la maintenance.
Autre atout, l’éditeur vous fait bénéficier d’innovations constantes et de fonctionnalités plus poussées sans aucun surcoût. Pour en savoir plus 6 arguments en faveur d’un logiciel qualité hébergé sur le Cloud
Étape 3 : Identifier les critères d’un bon logiciel qualité
Une bonne solution logicielle de gestion de la qualité se doit :
- de comporter des fonctionnalités-clés, à savoir : la gestion centralisée des documents (GED), la gestion des événements indésirables, des audits, des enquêtes de satisfaction, des plans d’action ou encore la gestion des risques
- de concentrer l’ensemble des fonctionnalités en un seul logiciel. Un outil centralisateur sans clics superflus et sans déconnexion !
- d’être ergonomique et mobile, de correspondre à l’expérience utilisateur et d’être accessible depuis n’importe quel appareil : ordinateur, tablette ou smartphone
- de répondre aux critères d’hébergement et de sécurité et garantir le respect de l’intégralité des réglementations européennes et RGPD.
Étape 4 : Vérifier la qualité du prestataire
Dans l’univers du logiciel qualité, les éditeurs sont nombreux. Voici quelques points de vigilance et questions à poser à votre prestataire :
- Quelle est l’offre d’accompagnement à la prise en main de l’outil ?
- Le service client est-il facilement accessible ?
- L’assistance est-elle réactive ?
- Quelles sont les conditions tarifaires pour paramétrer le logiciel ?
