Comment choisir le logiciel qualité adapté aux besoins de votre EHPAD ?

Vous souhaitez changer de solution pour vous orienter vers un logiciel qualité plus performant pour votre EHPAD ?

Un outil complet qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Un outil qui répond réellement à vos besoins. Un outil qui implique l’ensemble de vos collaborateurs.

Mais comment choisir parmi les solutions existantes ? Qualineo vous aide à faire le bon choix en 7 étapes !

Nous vous guidons pas à pas dans ce choix au travers de notre livre blanc. Téléchargez-le gratuitement en bas de l’article. Il a été élaboré en collaboration avec Jessica Vanborre.

1. Analysez l’existant et recueillez vos besoins

Choisir le logiciel qualité le plus adapté pour votre structure nécessite l’implication de l’ensemble de vos collaborateurs. Pourquoi ? Pour être sûr que la solution adoptée réponde à leurs besoins et soit utilisée !

Première étape : créez un groupe pilote composé de l’ensemble des corps de métiers de votre EHPAD. Laissez la parole à vos collaborateurs tout en les guidant pas à pas.

Listez et analysez ensemble les solutions existantes pour gérer la qualité dans votre EHPAD.

Quels outils utilisez-vous actuellement ? Comment et pourquoi ? Quelles fonctionnalités vous conviennent ou non ? Vous aurez ainsi une vision claire de votre démarche qualité.

Recueillez ensuite vos besoins. Incitez les membres du groupe à partager les problèmes rencontrés sur le terrain. Quels sont les freins au système actuel ? Qu’est-ce qu’un logiciel devrait améliorer ?

Cette étape est cruciale. Elle vous permet de définir vos attentes et vos besoins.

2. Définissez les priorités de votre futur logiciel qualité

Oui, faire un état des lieux de l’existant est nécessaire. Mais attention aux listes à rallonge de fonctionnalités et de besoins ! Questionnez-vous : sont-ils tous indispensables ?

À l’issue de votre analyse, affinez les informations recensées par votre groupe pilote. Prenez le temps de définir les objectifs et les fonctionnalités prioritaires de votre futur logiciel qualité. Pour chaque besoin identifié, définissez la ou les fonctionnalités qui pourraient y répondre.  

Classez chaque fonctionnalité par ordre d’importance. Comment ? À l’aide d’une grille de critères.

Ensuite, formulez vos besoins prioritaires dans un cahier des charges à destination des éditeurs de logiciel qualité. Ce document récapitulatif vous permettra de vous mettre d’accord avec l’éditeur pour qu’il réponde à vos besoins.

3. Réalisez un benchmark des solutions existantes

Vous avez défini vos besoins, il est maintenant temps de s’atteler à l’étude des logiciels qualité disponibles sur le marché !

Comment mener votre recherche ? 3 procédés s’avèrent très efficaces :

• Partir à la chasse aux logiciels qualité sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux
• Arpenter les salons et autres événements de votre secteur d’activité
• Échanger avec d’autres structures ayant déjà opté pour la digitalisation de leur démarche qualité

Comparez les différentes solutions identifiées. Répondent-elles aux fonctionnalités que vous avez priorisées avec votre équipe ?

Adoptez la technique de l’entonnoir et affinez votre liste de logiciels qualité en fonction de leurs réponses à vos besoins.  

Nous vous conseillons de cibler 2 à 3 logiciels qualité.

4. Mettez les logiciels qualité à l’épreuve

Il est l’heure de passer à l’action ! Contactez les éditeurs des logiciels sélectionnés et réalisez autant de démonstrations des outils que nécessaires ! Le but ? Observer, tester, questionner.  Vous devez vous sentir à l’aise avec le logiciel qualité qui vous accompagnera au quotidien.

Nous vous conseillons de porter une attention toute particulière aux points suivants :

• L’ergonomie et la mobilité du logiciel qualité : il doit vous faire gagner du temps
• La personnalisation pour répondre à vos besoins
• L’interopérabilité du logiciel qualité avec vos outils internes pour une saisie unique des informations
• L’accompagnement de votre éditeur dans la démarche qualité de votre EHPAD

Bien sûr, d’autres éléments sont à prendre en considération lors des démonstrations. Retrouvez-les dans notre livre blanc, téléchargeable en bas de l’article.

Vous avez réalisé vos cas pratiques facilement et rapidement ? Vous êtes satisfait de l’outil et êtes rassurés par la proximité du prestataire ? C’est parti !

Non ? Alors, au suivant ! Rien ne sert de s’attarder sur une solution qui ne vous convient pas.

5. Prenez connaissance des conditions générales de vente

Vous pensez avoir choisi le bon logiciel qualité ? Pas de précipitation. Prenez le temps de lire les conditions générales de vente avant de signer.

Focalisez votre attention sur :

• Les modalités de déploiement du logiciel qualité
• La réactivité du service client
• Les informations relatives à la maintenance et la sauvegarde du logiciel qualité
• Etc …

Et, rappelez-vous : l’accompagnement proposé est aussi important que les fonctionnalités du logiciel.