CPOM médico-social : les 6 grandes étapes de la négociation et les conseils pour le suivi

Dans le secteur médico-social, les Contrats Pluriannuels d'Objectifs et de Moyens (CPOM) sont un levier stratégique pour l'harmonisation des pratiques entre les Agences Régionales de Santé, les établissements, et le ministère des Affaires sociales et de la Santé. 

Ces contrats, essentiels pour la gestion territoriale et l'exécution du Projet Régional de Santé (PRS), visent à établir des objectifs communs et les moyens pour les atteindre. 

Cette démarche est caractérisée par un dialogue constructif et une coconstruction des objectifs entre les gestionnaires d'établissements et les autorités de tarification.

Cet article vous guide à travers les six étapes clés de la négociation des CPOM et met en avant l'importance cruciale d'un suivi méticuleux pour améliorer la qualité des services. 

Les 6 grandes étapes de la négociation du CPOM 

Pour assurer une collaboration efficace entre les établissements médico-sociaux et leurs financeurs, la négociation d'un CPOM se déroule en six étapes essentielles. Voici un aperçu structuré de ce processus :

Étape 1 : Lancement du projet

Cette phase initiale implique des rencontres avec un ou plusieurs financeurs pour discuter de la possibilité de conclure un CPOM. 

Il s'agit de : 

• Définir le périmètre du contrat 
• Constituer un comité de pilotage 
• Établir un calendrier pour les négociations.

Intervenants : 

• Financeur(s) 
• Organisme gestionnaire

Conseil pour le lancement

Pour la réussite d'un CPOM, il est crucial de constituer un comité de pilotage composé de membres clés : 

• Des représentants de l'Agence régionale de santé (ARS), 
• Des représentants d'autres financeurs comme le conseil départemental
• Le président et le directeur général de la structure concernée,
• Des représentants de l’établissement, tels que le Directeur Administratif et Financier et le Directeur des Ressources Humaines. 

Ce comité joue un rôle essentiel dans la direction et le suivi du projet.

Étape 2 : Réalisation du diagnostic

L'étape 2 du processus de négociation d'un CPOM implique la réalisation d'un diagnostic complet pour tous les établissements et services concernés. 

Ce diagnostic, servant de document de référence, évalue le niveau de réalisation du contrat en se concentrant sur : 

• La population accueillie
• Les effectifs
• La formation du personnel 
• Le respect des outils de la Loi 2002-2
• La situation financière de l'établissement. 
• L’identification des points forts et les points faibles, fournissant une base solide pour les négociations et l'amélioration continue.

Intervenants : 

• Siège de l’organisme gestionnaire 
• Directeurs d’établissements et de services 
• Représentant(s) du ou des financeur(s) 
• Comité de pilotage

Conseil pour réaliser le diagnostic

Inviter les interlocuteurs institutionnels à visiter les établissements et services entrant dans le champ du CPOM permet une meilleure compréhension des structures, facilite la discussion sur les diagnostics actuels et les objectifs futurs. Cette démarche favorise une approche collaborative et informée pour la définition des objectifs du CPOM.

Étape 3 : Définition des objectifs 

Cette étape 3 repose sur une négociation entre les parties, il s’agit de se baser sur : 

• Le diagnostic réalisé
• Le projet d’établissement ou de service (PE-PS) 
• Les attentes des financeurs. 

Cette étape vise à établir des objectifs alignés sur les besoins identifiés, les ambitions des structures concernées et les exigences financières, afin de garantir que le CPOM cible efficacement les améliorations souhaitées et soutient le développement des services proposés.

Intervenants : 

• Siège de l’organisme gestionnaire 
• Représentant(s) du ou des financeur(s) 

Conseil pour la définition des objectifs

Il est crucial que les objectifs fixés soient Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis (méthode SMART), avec un nombre gérable pour faciliter le suivi et l'évaluation. Chaque objectif sélectionné doit résulter d'une analyse approfondie, permettant d'évaluer clairement les progrès réalisés.

Étape 4 : Négociation du contenu 

Négocier le contenu implique de finaliser le budget selon une approche base zéro (BBZ), en fonction des objectifs retenus. Cette étape est cruciale pour aligner les ressources financières, sur les ambitions du projet. 

La rédaction du contrat découle de cet accord, formalisant les engagements de toutes les parties concernées et les modalités de mise en œuvre des objectifs convenus.

Intervenants : 

• Siège de l’organisme gestionnaire 
• Directeurs d’établissements et de services 
• Représentant(s) du ou des financeur(s) 
• Comité de pilotage

Étape 5 : Signature du contrat

Cette étape consiste à finaliser le contenu du CPOM. Cette phase aboutit à la programmation de la signature du contrat entre les financeurs et les représentants des entités juridiques impliquées. 

Il s'agit d'un moment clé qui officialise les engagements pris par chaque partie en vue de la réalisation des objectifs définis.

Intervenants : 

• Siège de l’organisme gestionnaire 
• Représentant(s) du ou des financeur(s) 
• Comité de pilotage

Étape 6 : Organisation du dialogue de gestion

Cette étape implique la préparation et la présentation des documents nécessaires pour le dialogue de gestion annuel assurant un suivi efficace des objectifs du CPOM, permettant d'évaluer les progrès et d'ajuster les plans d'action en conséquence.

Intervenants : 

• Siège de l’organisme gestionnaire 
• Représentant(s) du ou des financeur(s) 
• Comité de pilotage

5 Conseils pour l’exécution du CPOM en médico-social

Ces cinq conseils servent de guide pour maintenir le cap sur les objectifs du CPOM tout en adaptant le contrat aux réalités opérationnelles et stratégiques.

Conseil n° 1 : Transformation du comité 

Convertissez le comité de pilotage en comité de suivi, en gardant les mêmes membres pour assurer la continuité.

Conseil n°2 : Préparation au dialogue de gestion

• Relisez les dispositions contractuelles relatives au dialogue de gestion.
• Identifiez les objectifs atteints durant l'année écoulée et présentez-les dans un tableau récapitulatif.
• Préparez des arguments et des propositions pour d'éventuels ajustements, envisageables par avenant.

Conseil n°3 : Anticipation et adaptation

• Anticipez les défis futurs et discutez-en avec vos interlocuteurs.
• Préparez des explications pour toute sous-activité par rapport aux objectifs du CPOM.
• Identifiez et discutez des postes budgétaires problématiques pour négocier des ajustements.

Conseil n°4 : Développement et partenariats 

• Négociez des extensions ou l'ajout de nouveaux établissements/services via un avenant.
• Valorisez l'établissement de nouveaux partenariats.

Conseil n°5 : Communication et suivi 

• Envoyez les documents préparatoires suffisamment à l'avance pour une réunion productive.
• Rédigez un compte rendu post-dialogue pour documenter les discussions et décisions.

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