Les instances stratégiques en Ehpad qui donnent le cap !

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Dans ce deuxième article de notre série les instances en Ehpad, découvrez les organes qui ont vocation de définir la stratégie, d’orchestrer l’organisation interne et de veiller au respect des bonnes pratiques professionnelles. Leur objectif : améliorer la qualité de l’accompagnement et des prestations au travers de : la conduite de projets, la sécurité des soins, la gestion des risques, l’alimentation et la nutrition.
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Le Conseil d’administration

Le conseil d’administration a vocation de définir la politique générale de l’établissement. 

Composition 

Dans les établissements publics sociaux et médico-sociaux, c’est le maire du lieu d’implantation de l’établissement qui assure la présidence du conseil d’administration.  

L’instance est composée de : 

• Des représentants de la collectivité territoriale de rattachement
• Un représentant de la commune d’implantation
• Un ou des représentants des départements (supportant en tout ou partie, les frais de prise en charge des personnes accueillies)
• Des membres du Conseil de la Vie Sociale
• Des représentants du personnel de l’établissement (dont le médecin coordonnateur)
• Des personnes désignées en fonction de leurs compétences (en matière d’action sociale ou médico-sociale ou dans le champs d’intervention de l’établissement)

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Rôle, missions

Le conseil d’administration délibère et statue sur :

• Le projet d’établissement 
• Les programmes d’investissement
• Le rapport d’activité, le budget, les comptes financiers
• Les décisions affectant l’organisation ou l’activité 
• Le tableau des emplois du personnel
• La participation à des actions de coopération
• Les acquisitions immobilières
• Les emprunts
• Le règlement de fonctionnement
• Les actions en justice et les transactions
• Les règles concernant l’emploi des diverses catégories de personnel.

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Fréquence des séances

Le conseil d’administration se réunit au minimum trois fois par an.

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Durée du Mandat

Trois ans renouvelable.
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Le Comité de Direction (CODIR)

Par définition, le Comité de Direction réunit les cadres dirigeants. 

Composition

Participent au comité de direction les membres suivants :

• Le directeur de l’établissement
• Le directeur adjoint
• Les responsables des différents secteurs
• Le médecin coordonnateur
• Le cadre de santé
• Des représentants du personnel de l’établissement 
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Rôle, missions

Le Comité de Direction a pour mission de :

• Construire et mettre en œuvre les orientations stratégiques de l’établissement
• Élaborer un projet d’établissement adapté aux orientations de la structure gestionnaire, aux règles législatives, au public accueilli, au territoire géographique et aux moyens financiers, humains et techniques disponibles.
• Être le garant de la réalisation du projet d’établissement au quotidien et veiller à son évolution/adaptation en fonction des besoins.

Fréquence des réunions

Le comité de direction se réunit au minimum une fois par mois. Mais la fréquence conseillée est d'une fois par semaine.
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Le Comité de Pilotage (COPIL)

Le comité de pilotage (Copil) en Ehpad est une instance opérationnelle impliquée dans la conduite d’un projet. Inscrire son établissement dans une démarche d’amélioration continue de la qualité implique la création d’un COPIL.

Composition

• Direction d’établissement
• Membre du CODIR
• Personnes désignées par la direction
• Référent qualité 

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Rôle, missions

On peut faire appel au COPIL pour

• Lancer de grands projets impactant le fonctionnement de la résidence tel que le Projet d’Établissement.
• Étudier les fiches événements indésirables ( si absence de COVIRIS dans l’établissement)
• Lancer des actions correctives
• Mettre en place des audits internes
• Gérer les actions d’amélioration et veiller à leur suivi
• Mettre en œuvre une autoévaluation dans l’établissement.

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Fréquence des réunions

Le rythme des instances est d’une fois par mois.
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La Coordination des Vigilances et des Risques Sanitaires (COVIRIS)

La mission de ce comité de coordination est d’analyser les différents risques liés aux activités de soins ainsi que les risques techniques, informatiques et environnementaux. 

La COVIRIS intègre le signalement des risques par les professionnels (tous types d’évènements Indésirables), les enquêtes de satisfaction des résidents ainsi que les plaintes et réclamations.

Composition

• Direction d’établissement
• Membre du CODIR
• Médecin coordonnateur
• Un pharmacien
• Référent qualité

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Rôle, missions

• Veiller à la tenue à jour de la cartographie des risques de l’établissement
• Assurer la gestion des risques par l’analyse des événements indésirables
• Établir des plans d’actions 
• Veiller au respect des règles en cas d’alerte sanitaire,
• sensibiliser les équipes au travers d’actions de prévention
• Participer à l’élaboration du plan bleu

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Fréquence des réunions

La COVIRIS se réunit au minimum 4 fois par an. La fréquence des réunions peut augmenter en fonction de l’actualité sanitaire.