Dans le bilan HAS publié en mai 2024, la Haute Autorité de Santé a présenté huit témoignages d'ESSMS ayant expérimenté la visite d'évaluation durant la première année de déploiement du nouveau dispositif.
Ces structures, issues de divers secteurs, ont partagé leur expérience et ont répondu notamment à une question cruciale : quels conseils donneraient-ils pour bien préparer cette visite ?
Découvrez dans cet article une synthèse des conseils pratiques proposés par les établissements :
Préalables à la préparation à l'évaluation
Pour assurer une préparation optimale à l'évaluation de la qualité, les établissements recommandent d'établir certains prérequis :
Importance de la saisie du référentiel par la Gouvernance
Il est conseillé à la gouvernance de se familiariser pleinement avec le référentiel et d'identifier les outils existants pour répondre aux éléments de preuve demandés.
Anticipation et autoévaluation
Plusieurs établissements soulignent l'importance de réaliser une autoévaluation en amont.
Il est en effet recommandé de procéder à une autoévaluation précoce pour engager les équipes et définir clairement les axes d'amélioration.
Cette démarche permet de s'habituer au référentiel et d'anticiper les questions, facilitant ainsi la familiarisation avec les attendus de l'évaluation.
🎬 Pour en savoir plus, voir le replay de notre webinar :
Mise à jour FINESS
Il est important d'anticiper la mise à jour de la base FINESS.
Création d'un comité de pilotage
il est fortement recommandé de former un comité de pilotage.
Le COPIL permet de balayer l'ensemble des critères, en se concentrant particulièrement sur les critères impératifs, qui sont au cœur des investigations de l'organisme évaluateur.
Il est par ailleurs essentiel d'organiser des créneaux pour rassembler et centraliser les éléments de preuve en prévision des demandes supplémentaires durant les entretiens.
📘Pour en savoir plus, télécharger notre guide pratique :
Décryptage des 18 critères impératifs de la HAS : les conseils pour bien se préparer !
Présentation des locaux pertinents
Une structure recommande de penser à montrer les locaux qui ont un sens particulier dans les accompagnements réalisés par l'ESSMS.
Cette démarche aide à illustrer concrètement les efforts et les spécificités de l'établissement, offrant aux évaluateurs une perspective plus complète et authentique de l'environnement de soin et de soutien.
Gestion des procédures et de la documentation
Pour assurer la conformité le jour de l'évaluation, voici les conseils proposés par les établissements.
Formalisation et organisation
Il est important de bien s'imprégner du référentiel et de formaliser les procédures pour garantir la traçabilité des actions.
Mise à jour des documents
La communication claire des documents nécessaires et la révision des affichages sont des démarches vivement conseillées.
💡Pour en savoir plus, retrouvez notre série d’articles :
- Affichage obligatoire à destination des personnes accompagnées
- Affichage obligatoire à destination du personnel
- Affichage obligatoire relative à la sécurité
Collaboration, partage de connaissances et échanges
Pour améliorer la préparation et les pratiques, voici des recommandations pour tirer parti de diverses interactions :
Intérêt d'adhérer à un réseau de qualiticiens
Pour les structures qui n'ont pas de responsable qualité, il est conseillé d’adhérer à un réseau de qualiticiens.
L'appui offert par ces réseaux, incluant la veille juridique, le partage d'outils, et les formations régulières, représente une plus-value significative, aidant les établissements à maintenir et à améliorer leurs standards de qualité.
Cohérence des attentes et choix de l'organisme évaluateur
Il est conseillé d'échanger avec les autorités de tarification et de contrôle pour assurer la cohérence des attendus de l'évaluation et de choisir un organisme évaluateur connaissant bien le terrain.
Collaboration Inter-établissements
La collaboration avec d'autres établissements ayant déjà expérimenté une évaluation est vivement recommandée.
