Concevoir un livret d’accueil en structure sociale et médico-sociale

Depuis la loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 élaborer un livret d’accueil est une obligation pour les structures sociales ou médico-sociales. Le document fait partie des sept outils obligatoires devant être mis à disposition de la personne accompagnée. Au-delà du cadre réglementaire, le livret d’accueil est un outil pédagogique très important. 

Remis en tout début d’accompagnement   lors de l’accueil de la personne, son objectif est de rassurer, informer, mettre en avant les valeurs de bientraitance et de favoriser l’intégration de la personne accueillie. Dans cet article, découvrez comment procéder à l’élaboration d’un livret d’accueil essentiel pour accompagner au mieux la personne, sa famille et les professionnels dans votre établissement ou votre service.

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Rappel du cadre législatif

Du point de vue de la réglementation, un article et une circulaire font référence au livret d’accueil. À commencer par : 

L’article L. 311-4 du Code de l’action sociale et des familles 

L’article du CASF prévoit « qu’afin de garantir l’exercice effectif des droits mentionnés à l’article L. 311-3 et notamment de prévenir tout risque de maltraitance, lors de son accueil dans un établissement ou dans un service social ou médico-social, il est remis à la personne ou à son représentant légal un livret d’accueil [...] ». 

L’article précise également que deux documents doivent être obligatoirement annexés au livret d’accueil à savoir : la charte des droits et libertés de la personne accueillie et le règlement de fonctionnement.

La circulaire n° 138 DGAS du 24 mars 2004 

La circulaire de la Direction Générale de l’Action Sociale précise (à titre indicatif) la nature des renseignements qui peuvent figurer dans le livret d’accueil (nous détaillerons ces éléments plus bas). La circulaire précise aussi que les structures doivent adapter :

‍“le contenu, la forme et les modalités de communication du livret d’accueil en tenant compte, notamment, de leur organisation générale, de leur accessibilité et de la nature de leur activité sociale et médico-sociale ainsi que de la catégorie de personnes prises en charge”. 

Autrement dit aucune présentation n’est imposée. Les établissements ou les services sont libres de choisir la forme de livret la plus adaptée au profil des personnes accueillies.

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Quelles sont les modalités d’élaboration d’un livret d’accueil ?

Le contenu du livret d’accueil est sous la responsabilité du directeur de l’établissement. Pour mener la réflexion en vue de son élaboration, il peut être recommandé de constituer un groupe de travail composé :

• Des membres du personnel 
• Des membres du Conseil de la Vie Sociale (ou du groupe d’expression)
• Des résidents et éventuellement de leurs représentants
• Toute autre personne jugée essentielle/nécessaire à son élaboration.

Des réunions de préparation pour la construction du livret d’accueil doivent être organisées pour définir :

• Les thématiques, l’organisation de la collecte des informations (qui fait quoi)
• Le choix de la taille et de la forme du livret, le nombre de pages, le style utilisé, etc.
• La démarche à mettre en place pour la remise du livret d’accueil (désignation du personnel, formation de sensibilisation)
• La procédure de mise à jour (qui s’en charge et à quelle fréquence), etc.

Notre conseil

Pour que votre livret d’accueil soit en effet identifié comme une source fiable, pensez à sa mise à jour régulière au fur et à mesure des changements survenant dans votre structure. À cet égard, il est important de définir un protocole en amont et de dater votre livret d’accueil afin de repérer la version la plus récente. 

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Comment présenter un livret d’accueil ?

Imprimé, broché, à spirale ou sous la forme de fiches, la circulaire de la DGAS n’impose pas un gabarit particulier de présentation ou de format pour le livret d’accueil. Les établissements ou services sociaux et médico-sociaux sont donc libres de choisir la forme de livret la plus adaptée au public auquel il s’adresse. 

Il faut garder en tête que le livret d’accueil s’apparente à la carte de visite de l’établissement. Dès lors, il est conseillé d’apporter un soin particulier à sa présentation, sa rédaction ainsi qu’à sa mise en page.

Le style

Le livret d’accueil doit être rédigé dans un style facilement compréhensible, au moyen d’une terminologie simple et la moins technique possible. Les acronymes utilisés doivent être expliqués. Si la rédaction du livret d’accueil fait l’objet d’un travail en commun, le style doit être uniformisé. L’usage d’illustrations, d’infographies, de visuels peut être recommandé pour rendre la lecture plus agréable et/ou faciliter la compréhension de certaines notions. 

La mise en forme 

Le livret d’accueil doit servir de repère pour la personne accompagnée sur le fonctionnement de son futur lieu d’accueil. Il vaut mieux miser sur la clarté en favorisant l’immédiateté des informations (en évitant les mises en page sophistiquées avec des surcharges de couleurs, etc.). 

Quelques exemples :  

• L’écriture à large vision est davantage recommandée, (un caractère de police trop petit peut devenir un obstacle à la lisibilité et donc à la compréhension de l’information).
• Il s’agira d’accorder une part d’illustrations plus importante dans un livret destiné à des enfants.

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Que doit contenir un livret d’accueil médico-social ?

La circulaire n° 138 DGAS du 24 mars 2004 précise, à titre indicatif, la nature des renseignements utiles qui peuvent figurer dans le livret d’accueil. La circulaire précise aussi que ces éléments peuvent figurer sous forme d’annexes pour permettre une actualisation plus aisée. 

Voici les deux grandes catégories d’informations identifiées :

1 - Les éléments d'information concernant l'établissement, le service ou le lieu de vie et d'accueil et notamment sur :

• Sa situation géographique et les différents sites qui le composent, leurs voies et moyens d'accès 
• Les noms du directeur ou de son représentant et, le cas échéant, du ou des responsables des différentes annexes ou sites concernés, du président du conseil d'administration ou de l'instance délibérante de l'organisme gestionnaire
• Les éléments d'information sur les conditions de facturation des prestations ( le cas échéant) 
• L'organisation générale de la structure ou son organigramme
• Les coordonnées et les missions du service social de l'établissement ou service, (relatives aux démarches administratives et à l'accès à certaines aides financières)
• Les garanties souscrites en matière d'assurance contractées par la structure et celles qui relèvent de la personne accueillie (ou bénéficiaire de prestations ou services, ou de ses représentants légaux.)
• La liste des personnes qualifiées remplissant la mission mentionnée à l'article L. 311-5, les modalités pratiques de leur saisine et les numéros d'appel des services d'accueil et d'écoute téléphonique, adaptés aux besoins de prise en charge, ainsi que le cas échéant, les coordonnées de l'autorité judiciaire à l'origine de la mesure éducative dont bénéficie l'usager.