Conseil de la Vie Sociale (CVS) : son rôle-clé pour votre démarche qualité

Avec la volonté du gouvernement à davantage de transparence pour améliorer la prise en charge des personnes accompagnées en Ehpad, le Conseil de la Vie Sociale est plus que jamais au cœur des discussions. 

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Preuve de son importance pour la démarche qualité de votre établissement, le nouveau référentiel d’évaluation de la HAS prévoit un entretien d’1 heure entre l’organisme évaluateur et le CVS. De plus, un nouveau décret publié le 25 avril 2022 précise les modifications portées au Conseil de la Vie Sociale et autres formes de participations.

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Retour sur le rôle central de cette instance démocratique pour favoriser l’écoute, l’expression et la participation des résidents et de leurs familles à la vie et au fonctionnement de la structure.  

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Contexte réglementaire et modifications par décret

Institué par la loi du 2 janvier 2002 (rénovant l'action sociale et médico-sociale) et concrétisé par le Décret n°2004-287 du 25 mars 2004, le CVS permet de renforcer les droits des résidents hébergés dans des établissements médico-sociaux tels que les foyers pour personnes handicapées, les EHPAD. 

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Le nouveau décret n°2022-688 paru le 25 avril 2022 en précise les modifications pour une entrée en vigueur le 1er janvier 2023.

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Les modifications apportées par le décret :

• Nouvelle composition du CVS intégrant des nouvelles ressources internes et des personnes externes à l’établissement, 
• L’obligation de la rédaction d’un règlement intérieur en remplacement du règlement de fonctionnement, 
• Elargissement de la consultation du CVS sur des nouvelles questions sur le fonctionnement de l’établissement ou du service.

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Le rôle du Conseil de la Vie Sociale

Le rôle du CVS est d’améliorer le quotidien des résidents.

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L’instance peut ainsi donner son opinion sur tout ce que concerne la vie d’un établissement. Même si son rôle est purement consultatif, la Direction doit obligatoirement tenir compte de l’avis du comité dans le cadre de l’élaboration ou la révision de documents importants tels que :

• Le règlement intérieur de l’établissement
• Le projet d’établissement.

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Et depuis le nouveau décret, le CVS :

• est associé à l'élaboration ou la révision sur le volet portant sur la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance ;
• est informé sur les résultats et les actions correctives à mettre en place en lien avec la procédure d’évaluation ;
• est saisi les réclamations concernant des dysfonctionnements ;
• examine annuellement les résultats des enquêtes de satisfaction par le CVS.

Notez que seule la direction de l’établissement reste responsable des décisions relatives à la gestion de la structure.

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Sur le terrain
Le CVS est un moment privilégié d'échange et d'information. Bien souvent, il permet de répondre à des interrogations qui ne sont pas toujours exprimées au quotidien. Les séances permettent d'éclairer les représentants sur le fonctionnement de l'établissement.

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Sur quels sujets le CVS peut exprimer son opinion ?

Le Conseil de la Vie Sociale peut donner son avis sur :

• L’organisation intérieure de l’établissement, la vie quotidienne ainsi que le fonctionnement
• Les modifications de la prise en charge ayant un impact sur les usagers/ bénéficiaires/résidents. 
• Les projets de travaux et d’équipements
• Le relogement (en cas de travaux impliquant une fermeture)
• L’affectation des locaux collectifs
• L’entretien des locaux
• Le programme des animations institutionnelles et socioculturelles
• Les mesures pour favoriser les relations entre les participants
• La nature et le prix des services rendus 

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Et depuis le décret du 25 avril 2022 :

• Les droits et libertés des personnes accompagnées
• Les réclamations concernant des dysfonctionnements.

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Quelle est la composition du Conseil de la Vie Sociale ?

Le CVS comprend au minimum :

• 2 représentants des résidents, des personnes accueillies ou prises en charge
• 1 représentant des familles, ou, s’il y a lieu, des représentants légaux
• 1 représentant des professionnels
• 1 représentant de l’organisme gestionnaire (exemple : si la structure est publique, un membre du conseil municipal siège au conseil de la vie sociale).  

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Si la nature de l'établissement le justifie :

• Un représentant de groupement des personnes accompagnées de la catégorie concernée d’établissements ou de services au sens du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des familles ou des proches aidants des personnes accompagnées ;
• Un représentant des représentants légaux des personnes accompagnée ;
• Un représentant des mandataires judiciaires à la protection des majeurs dans les établissements et services relevant du 14o du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des bénévoles accompagnant les personnes s’ils interviennent dans l’établissement ou le service ;
• Le médecin coordonnateur de l’établissement ;
• Un représentant des membres de l’équipe médico-soignante.

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Peuvent demander à assister aux débats du conseil de la vie sociale :

• un représentant élu de la commune d’implantation de l’activité ou un représentant élu d’un groupement de coopération intercommunal ;
• un représentant du conseil départemental ;
• un représentant de l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation ;
• un représentant du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie ;
• une personne qualifiée mentionnée à l’article L. 311-5 ;
• le représentant du défenseur des droits.  

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Dans quels établissements sa mise en place est-elle obligatoire ?

La mise en place du Conseil de la Vie Sociale est une obligation légale dans les structures assurant un hébergement ou un accueil de jour continu ou une activité d’aide par le travail (article D311-3 du CASF). Outre son aspect obligatoire, sa mise en place s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de qualité, car le CVS permet de recueillir l’expression du plus grand nombre des personnes qu’ils représentent.

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Dans les établissements dans lesquels la création d’un Conseil de Vie Sociale n'est pas obligatoire, d’autres formes de participation doivent être utilisées comme : le groupe de parole (ou d’expression) ou l'envoi d'enquêtes de satisfaction.

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Quel est le fonctionnement d’un CVS ?

Ce conseil doit se réunir au moins 3 fois par an sur ordre du jour écrit et diffusé 8 jours avant sa tenue. Lors de la séance, il délibère sur les questions figurant à l’ordre du jour, à la majorité des membres présents.

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Notre astuce 
Avant de programmer un CVS, pensez à vérifier en amont les disponibilités de chacun. Avec un maximum de membres présents le Jour J, la séance sera d'autant plus enrichissante ! Notez que certains jours et horaires sont à éviter. Exemple : la tenue d'un CVS le lundi matin à 9 h, n'est pas le plus optimal.

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Pour qu’un avis soit valablement émis 

Le nombre des représentants des personnes accueillies et des familles doit être supérieur à la moitié des membres. Dans le cas contraire, l’examen de la question est inscrit et reporté à une séance ultérieure. Si lors de cette nouvelle séance, ce nombre n’est toujours pas atteint, la délibération est prise à la majorité des membres présents.

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Établissement des rapports

Chaque séance fait l’objet de la rédaction d'un relevé des conclusions qui doit être transmis aux autorités compétentes. Ce document doit obligatoirement être signé par le Président du CVS. Le PV doit être diffusé et pouvoir être consulté par les personnes accueillies et leurs familles. En outre, un rapport d'activité annuel doit être rédigé par le Président du CVS.

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Information sur les suites données

La direction ou l’organisme gestionnaire doit informer le Conseil de Vie Sociale des suites données à ses avis et propositions. Si ces derniers donnent lieu à des améliorations de la vie quotidienne, la formalisation d’un Plan d’Action Qualité (PAQ) s’avère nécessaire.