Conseil de la Vie Sociale (CVS) : son rôle-clé pour votre démarche qualité

Avec la volonté du gouvernement à davantage de transparence pour améliorer la prise en charge des personnes accompagnées en Ehpad, le Conseil de la Vie Sociale est plus que jamais au cœur des discussions. 

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Preuve de son importance pour la démarche qualité de votre établissement, le nouveau référentiel d’évaluation de la HAS prévoit un entretien d’1 heure entre l’organisme évaluateur et le CVS. De plus, un nouveau décret publié le 25 avril 2022 précise les modifications portées au Conseil de la Vie Sociale et autres formes de participations.

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Retour sur le rôle central de cette instance démocratique pour favoriser l’écoute, l’expression et la participation des résidents et de leurs familles à la vie et au fonctionnement de la structure.  

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Contexte réglementaire et modifications par décret

Institué par la loi du 2 janvier 2002 (rénovant l'action sociale et médico-sociale) et concrétisé par le Décret n°2004-287 du 25 mars 2004, le CVS permet de renforcer les droits des résidents hébergés dans des établissements médico-sociaux tels que les foyers pour personnes handicapées, les EHPAD. 

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Le nouveau décret n°2022-688 paru le 25 avril 2022 en précise les modifications pour une entrée en vigueur le 1er janvier 2023.

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Les modifications apportées par le décret :

• Nouvelle composition du CVS intégrant des nouvelles ressources internes et des personnes externes à l’établissement, 
• L’obligation de la rédaction d’un règlement intérieur en remplacement du règlement de fonctionnement, 
• Elargissement de la consultation du CVS sur des nouvelles questions sur le fonctionnement de l’établissement ou du service.

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Le rôle du Conseil de la Vie Sociale

Le rôle du CVS est d’améliorer le quotidien des résidents.

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L’instance peut ainsi donner son opinion sur tout ce que concerne la vie d’un établissement. Même si son rôle est purement consultatif, la Direction doit obligatoirement tenir compte de l’avis du comité dans le cadre de l’élaboration ou la révision de documents importants tels que :

• Le règlement intérieur de l’établissement
• Le projet d’établissement.

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Et depuis le nouveau décret, le CVS :

• est associé à l'élaboration ou la révision sur le volet portant sur la politique de prévention et de lutte contre la maltraitance ;
• est informé sur les résultats et les actions correctives à mettre en place en lien avec la procédure d’évaluation ;
• est saisi les réclamations concernant des dysfonctionnements ;
• examine annuellement les résultats des enquêtes de satisfaction par le CVS.

Notez que seule la direction de l’établissement reste responsable des décisions relatives à la gestion de la structure.

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Sur le terrain

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Le CVS est un moment privilégié d'échange et d'information. Bien souvent, il permet de répondre à des interrogations qui ne sont pas toujours exprimées au quotidien. Les séances permettent d'éclairer les représentants sur le fonctionnement de l'établissement.

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Sur quels sujets le CVS peut exprimer son opinion ?

Le Conseil de la Vie Sociale peut donner son avis sur :

• L’organisation intérieure de l’établissement, la vie quotidienne ainsi que le fonctionnement
• Les modifications de la prise en charge ayant un impact sur les usagers/ bénéficiaires/résidents. 
• Les projets de travaux et d’équipements
• Le relogement (en cas de travaux impliquant une fermeture)
• L’affectation des locaux collectifs
• L’entretien des locaux
• Le programme des animations institutionnelles et socioculturelles
• Les mesures pour favoriser les relations entre les participants
• La nature et le prix des services rendus 

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Et depuis le décret du 25 avril 2022 :

• Les droits et libertés des personnes accompagnées
• Les réclamations concernant des dysfonctionnements.

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Quelle est la composition du Conseil de la Vie Sociale ?

Le CVS comprend a minima :

• 2 représentants des résidents des personnes accueillies ou prises charge
• 1 représentant du personnel
• 1 représentant de l’organisme gestionnaire (exemple : si la structure est publique, un membre du conseil municipal siège au conseil de la vie sociale).  

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Si la nature de l'établissement le justifie :

• Un représentant de groupement des personnes accompagnées de la catégorie concernée d’établissements ou de services au sens du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des familles ou des proches aidants des personnes accompagnées ;
• Un représentant des représentants légaux des personnes accompagnées ;
• Un représentant des mandataires judiciaires à la protection des majeurs dans les établissements et services relevant du 14o du I de l’article L. 312-1 ;
• Un représentant des bénévoles accompagnant les personnes s’ils interviennent dans l’établissement ou le service ;
• Le médecin coordonnateur de l’établissement ;
• Un représentant des membres de l’équipe médico-soignante.

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Peuvent demander à assister aux débats du conseil de la vie sociale :

• un représentant élu de la commune d’implantation de l’activité ou un représentant élu d’un groupement de coopération intercommunal ;
• un représentant du conseil départemental ;
• un représentant de l’autorité compétente pour délivrer l’autorisation ;
• un représentant du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie ;
• une personne qualifiée mentionnée à l’article L. 311-5 ;
• le représentant du défenseur des droits.  

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Dans quels établissements sa mise en place est-elle obligatoire ?

Conformément aux dispositions de l’article D. 311-3 du CASF, la mise en place d'un CVS est obligatoire pour les établissements ou services qui assurent un hébergement, un accueil de jour continu, ou une activité d’aide par le travail.

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Cette obligation s'applique à tous les ESSMS qui proposent ces modalités d'accompagnement, quel que soit leur champ d’intervention.

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De manière générale, sont concernés les structures suivantes :

• Les centres d’hébergement et de réinsertion sociale (CHRS)
• Les centres de soins, d’accompagnement et de prévention en addictologie (CSAPA) avec hébergement
• Les centres d’accueil de jour pour personnes âgées
• Les foyers de vie pour adultes handicapés
• Les instituts médico-éducatifs accueillant majoritairement des enfants de plus de 11 ans
• Les foyers de jeunes travailleurs (FJT)

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Cependant, certaines catégories d’ESSMS proposant un hébergement ou un accueil de jour continu peuvent être exemptées de l’obligation de mettre en place un CVS. 

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Dans ces cas, il est impératif qu'une autre forme de participation soit mise en place pour garantir la participation des personnes accompagnées.

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Dans quelles structures la mise en place d'un CVS n'est pas obligatoire ?

Certaines catégories d’ESSMS qui proposent un hébergement ou un accueil de jour continu peuvent être exemptées de l’obligation de mettre en place un CVS. 

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Dans ces cas, une autre forme de participation doit toujours être mise en place pour garantir la participation des personnes accompagnées.

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Selon la réglementation actuelle, la mise en place d’un CVS n’est pas obligatoire dans les situations suivantes :

• Lorsque l’établissement ou le service accueille majoritairement des mineurs de moins de 11 ans.
• Lorsque l’établissement ou le service accueille majoritairement des mineurs placés sous une mesure éducative ordonnée par l’autorité judiciaire, au titre de l’assistance éducative ou du code de justice pénale des mineurs. Cette exemption exclut les ESSMS du champ de la protection de l’enfance qui accueillent majoritairement des mineurs sur décision administrative.
• Dans les lieux de vie et d’accueil (LVA).
• Dans les ESSMS relevant des alinéas 8°, 9°, et 13° de l’article L. 312-1 du CASF, uniquement lorsqu’ils accueillent un public majoritairement allophone et nécessitant le recours à des tierces personnes ou des organismes aidant à la traduction pour permettre la compréhension de leurs interventions.

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Malgré ces exemptions, le CVS reste la forme de participation la plus efficace pour garantir le droit à la participation des personnes accompagnées, et sa mise en place est encouragée lorsque cela est possible.

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Si l’ESSMS n’a pu mettre en place un CVS : que se passe-t-il lors de l’évaluation ? 

Lorsque l'ESSMS n'a pas pu constituer un CVS malgré des démarches actives, il doit produire un procès-verbal de carence (PV).  

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En nous appuyant sur les précisions règlementaires et méthodologiques fournies par la HAS¹ , voici les différentes cotations en fonction de quatre contextes : 

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(1) Fiche -  L’obligation de mise en place d’un conseil de la vie sociale (CVS) - Validée par la CSMS le 27 juin 2024

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Cas 1 : L’ESSMS n’a pas mis en place de CVS et a fourni un PV de carence. Une autre forme de participation collective a été mise en place.

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Dans le cas où un ESSMS n'a pas réussi à mettre en place un CV  mais a fourni un PV de carence et instauré une autre forme de participation collective, l'évaluation de la qualité doit refléter cette situation. Voici comment cette évaluation se déroule :

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Cotation des critères de l’objectif 1.5 :

La cotation est réalisée sur la base de la démarche participative mise en place par l'ESSMS. Si l’établissement a fourni un PV de carence indiquant que des élections ont été tentées sans succès et que ce PV date de moins de trois ans, la cotation est fixée à 2. 

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Cela montre que l’ESSMS a tenté de respecter l'obligation de créer un CVS mais n’a pas pu aboutir à cette création pour des raisons justifiées. 

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Si le PV de carence date de plus de trois ans, la cotation restera à 2, indiquant que l’ESSMS a tenté de maintenir un effort continu dans la démarche participative malgré les difficultés rencontrées.

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Cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS :

La cotation se base sur les éléments de réponse fournis par les membres de l’instance de participation alternative mise en place par l'ESSMS. Il est important de noter que, dans ce contexte, la cotation ne peut atteindre le niveau « étoile ». 

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Cela signifie que bien que l'ESSMS ait mis en œuvre une autre forme de participation, elle n’atteint pas le niveau de formalisation et de rigueur attendu d’un CVS, mais elle est néanmoins reconnue pour ses efforts en matière de participation des usagers.

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Cas 2 : L’ESSMS n’a pas mis en place de CVS et a fourni un PV de carence. Aucune autre forme de participation collective n’a été mise en place.

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Lorsqu’un ESSMS n’a pas réussi à mettre en place un CVS, a fourni un procès-verbal (PV) de carence, mais n’a pas mis en place d’autre forme de participation collective, l’évaluation de la qualité reflète cette insuffisance de manière stricte.  Voici comment cette évaluation est conduite :

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Cotation des critères de l’objectif 1.5 :‍

Dans ce cas de figure, la cotation est sévèrement impactée par l’absence d’une démarche participative alternative. La cotation est fixée à 2, reflétant le manque de mise en place d’une autre forme de participation.

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Si le PV de carence fourni date de plus de trois ans, la cotation est encore plus basse, notée à 1, indiquant une absence prolongée d’efforts pour instaurer une participation collective, ce qui démontre une non-conformité accrue avec les exigences réglementaires.

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Cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS :‍

La cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS est également impactée par cette absence. 

En l'absence d’interlocuteurs, c’est-à-dire de représentants des usagers ou de tout autre forme d’instance participative, la cotation est fixée à 1. Cette note reflète la carence totale en termes de participation et de représentation des usagers au sein de l’établissement.

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Cas 3 : L’ESSMS n’a pas mis en place de CVS et n’a pas fourni de PV de carence. Une autre forme de participation collective a été mise en place.

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Lorsqu’un ESSMS n’a ni mis en place un CVS ni fourni un procès-verbal (PV) de carence, mais a instauré une autre forme de participation collective, l’évaluation est réalisée de la manière suivante :

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Cotation des critères de l’objectif 1.5 :‍

La cotation pour l’objectif 1.5 est fixée à 1. Cette cotation reflète la non-conformité majeure avec les exigences réglementaires en raison de l’absence de CVS et de PV de carence. 

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Bien que l’ESSMS ait mis en place une autre forme de participation, l’absence de documentation officielle attestant des tentatives de création du CVS et de l’impossibilité de le faire constitue une grave insuffisance.

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Cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS :

‍La cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS est basée sur les réponses des membres de l’instance de participation alternative mise en place par l’ESSMS. 

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Bien que cette alternative soit prise en compte, elle ne permet pas d’atteindre le niveau « étoile » dans la cotation. 

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Cette limitation souligne que, bien que des efforts aient été faits pour impliquer les usagers, ils ne répondent pas pleinement aux attentes et standards d’un CVS officiel.

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Cas 4 : L’ESSMS n’a pas mis en place de CVS et n’a pas fourni de PV de carence. Aucune autre forme de participation collective n’a été mise en place.

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Lorsqu’un ESSMS n’a pas mis en place de CVS, n’a pas fourni de procès-verbal (PV) de carence, et n’a instauré aucune autre forme de participation collective, voici comment cette évaluation est conduite :

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Cotation des critères de l’objectif 1.5 :‍

La cotation est fixée à 1, la note la plus basse possible. Cette cotation reflète l'absence complète de conformité aux exigences réglementaires en matière de participation des usagers. 

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L’absence de CVS, combinée à l'absence de PV de carence et de toute forme de participation alternative, indique une grave lacune dans la démarche participative de l’ESSMS.

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Cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS :‍

La cotation des éléments d’évaluation de la grille CVS est également fixée à 1, reflétant l’absence d’interlocuteurs. 

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Sans CVS, PV de carence, ni autre forme de participation collective, il n'y a pas de représentants des usagers ou de toute autre instance de participation à évaluer, ce qui entraîne automatiquement la note la plus basse.

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Quel est le fonctionnement d’un CVS ?

Ce conseil doit se réunir au moins 3 fois par an sur ordre du jour écrit et diffusé 8 jours avant sa tenue. Lors de la séance, il délibère sur les questions figurant à l’ordre du jour, à la majorité des membres présents.

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Notre astuce 

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Avant de programmer un CVS, pensez à vérifier en amont les disponibilités de chacun. Avec un maximum de membres présents le Jour J, la séance sera d'autant plus enrichissante ! Notez que certains jours et horaires sont à éviter. Exemple : la tenue d'un CVS le lundi matin à 9 h, n'est pas le plus optimal.

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Pour qu’un avis soit valablement émis 

Le nombre des représentants des personnes accueillies et des familles doit être supérieur à la moitié des membres. Dans le cas contraire, l’examen de la question est inscrit et reporté à une séance ultérieure.

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Si lors de cette nouvelle séance, ce nombre n’est toujours pas atteint, la délibération est prise à la majorité des membres présents.

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Établissement des rapports

Chaque séance fait l’objet de la rédaction d'un relevé des conclusions qui doit être transmis aux autorités compétentes. Ce document doit obligatoirement être signé par le Président du CVS.

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Le PV doit être diffusé et pouvoir être consulté par les personnes accueillies et leurs familles. En outre, un rapport d'activité annuel doit être rédigé par le Président du CVS.

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Information sur les suites données

La direction ou l’organisme gestionnaire doit informer le Conseil de Vie Sociale des suites données à ses avis et propositions.

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Si ces derniers donnent lieu à des améliorations de la vie quotidienne, la formalisation d’un Plan d’Action Qualité (PAQ) s’avère nécessaire.