Communiquer sur l'amélioration continue de sa structure : stratégies et conseils pratiques

La communication sur la démarche d'amélioration continue en ESSMS est essentielle, tant en interne qu'en externe, pour mettre en lumière la réalisation des objectifs. 

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Elle permet d’illustrer l’impact positif sur le bien-être des usagers et les conditions de travail du personnel. En parallèle, elle permet de rassurer partenaires et autorités sur l'engagement de l'établissement envers la démarche qualité.

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Découvrez des conseils pour parvenir à bien communiquer en interne comme en externe sur la démarche qualité de votre établissement. 

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Commençons par détailler les avantages qu’une bonne communication procure : 

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Avantages de la communication interne

La communication interne joue un rôle pivot dans le maintien d'une ambiance de travail positive et la motivation des équipes.

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Elle permet de :

• Impliquer les équipes dans le processus d'amélioration continue en leur montrant comment leurs contributions favorisent le bien-être des usagers et améliorent leur environnement de travail.
• Renforcer la cohésion d'équipe en partageant les succès et les progrès réalisés grâce à la démarche d'amélioration continue.
• Identifier et résoudre les problèmes de manière proactive en encourageant les retours et les suggestions d'amélioration de la part des collaborateurs.

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Avantages de la communication externe

Communiquer sur l'amélioration continue en externe, renforce la confiance des partenaires, des autorités de tutelle et des usagers, permettant de :

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• Démontrer l'engagement de l'ESSMS envers la qualité et le bien-être des personnes.
• Rassurer les partenaires et les autorités de tutelle sur la qualité des prestations fournies et sur la capacité de l'établissement à se conformer aux standards et aux exigences réglementaires.
• Valoriser les services auprès des personnes accompagnées et de leurs familles.
• Accroître l’attractivité de l’établissement pour le recrutement.

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Communiquer sur l’amélioration continue : les différents formats et canaux 

Bien que les méthodes traditionnelles de communication, telles que les réunions d'équipe, demeurent fondamentales pour les échanges internes, l'ère numérique transforme la manière dont les informations circulent. 

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La transition vers une communication plus fluide, transparente et accessible grâce aux outils numériques réduit progressivement la distinction entre les communications internes et externes. 

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Vous découvrirez dans cette partie des exemples de canaux de communication qui illustrent cette évolution.

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Réunions d'équipe régulières

Organiser des réunions régulières avec l'ensemble du personnel est primordial. Ces moments sont l'occasion de discuter des avancées par rapport aux objectifs d'amélioration continue et de partager les succès et les nouveaux objectifs.

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La transparence au sein de l'établissement est renforcée et cela permet également à chaque membre de l'équipe de comprendre son rôle et sa contribution au succès global. Utiliser ces réunions pour célébrer les victoires, même petites, peut améliorer la motivation et l'esprit d'équipe.

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Tableaux d'affichage

Les tableaux d'affichage, situés dans des zones stratégiques des ESSMS, constituent un moyen efficace et visuel de communiquer les succès et les témoignages relatifs à l'amélioration continue de la qualité. Ils servent de vitrine pour mettre en avant les réalisations concrètes de l'établissement. 

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Ces tableaux peuvent présenter une variété de contenus, tels que des graphiques illustrant les progrès vers des objectifs spécifiques, des photos de moments clés, et des citations inspirantes de membres du personnel, d'usagers, ou de leurs proches. 

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Bulletins internes

Les bulletins internes, en version numérique ou papier, sont un excellent moyen de communiquer les nouvelles, les mises à jour sur les projets d'amélioration continue et de reconnaître les contributions des membres de l'équipe. 

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Ils peuvent servir à approfondir la compréhension des initiatives d'amélioration, à partager des études de cas inspirantes, et à maintenir un sentiment d'appartenance et d'engagement envers les objectifs communs.

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Logiciel qualité avec tableaux de bord et KPI

Le déploiement d'un logiciel dédié à la qualité, intégrant des tableaux de bord interactifs et des KPIs, transforme la manière dont les informations sont communiquées en interne. Ces outils numériques permettent de visualiser en temps réel les progrès réalisés vers les objectifs fixés et d'identifier rapidement les zones d'amélioration et de succès.

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La visualisation des données rend les objectifs plus tangibles et encourage tous les membres de l'équipe à s'engager pleinement dans le processus d'amélioration continue.

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Présentation au CVS

Le Conseil de la Vie Sociale (CVS) joue un rôle crucial en tant qu'interface entre les usagers, leurs familles et la direction de l'ESSMS. Il peut être à ce titre intéressant de fournir au CVS des présentations détaillant les progrès réalisés dans les initiatives d'amélioration continue, les challenges rencontrés et les plans d'action futurs. 

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Veiller à utiliser des formats accessibles et engageants, tels que des infographies pour faciliter la compréhension et maintenir l'intérêt.

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Site web et réseaux sociaux

Le site web et les réseaux sociaux en établissement social ou médico-social sont des outils de communication puissants pour diffuser les initiatives et les succès de l'amélioration continue de la qualité. En actualisant régulièrement ces plateformes avec des contenus comme des articles, des témoignages, des infographies sur des résultats d’enquête de satisfaction, les structures peuvent atteindre un plus vaste public.

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Ces canaux digitaux permettent de partager les moments clés des projets, et d'illustrer l'impact positif des actions sur le bien-être des personnes accompagnées. En outre, ils offrent une opportunité d'interaction directe avec la communauté, favorisant ainsi une perception positive de l'engagement de l'établissement envers la qualité des services fournis aux personnes.

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Newsletter trimestrielle 

Diffusée tous les 3 mois, la newsletter permet de tenir informés tous les acteurs concernés : personnel, personnes accompagnées, familles, partenaires sur les avancées et les projets en cours. 

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Chaque édition peut mettre en avant les réalisations récentes, les témoignages d'usagers et de membres du personnel, les initiatives d'amélioration, ainsi que les événements à venir. 

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Journées portes ouvertes

Durant ces journées, l'implication active du personnel et des personnes accompagnées enrichit l'expérience, créant un espace partagé de dialogue et d'échange. Ces événements privilégient la transparence, la confiance et le soutien pour les projets d'amélioration continue.

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Cibler différentes audiences avec une communication adaptée

Ajuster la communication selon les publics ciblés est crucial pour garantir l'efficacité du message et l'engagement de chaque groupe concerné. Adapter la communication aux besoins et attentes spécifiques de chaque groupe, permet de renforcer les relations avec toutes les parties prenantes.

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Voici des stratégies détaillées pour chaque audience :

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Pour les équipes

Clarté 

Il vaut mieux utiliser un langage clair et direct pour s'adresser aux équipes, en évitant le jargon technique inutile qui pourrait obscurcir le message. L'objectif est de rendre l'information accessible permettant à chaque membre de l'équipe de comprendre comment son travail contribue aux objectifs d'amélioration continue de l'établissement.

Reconnaissance

Mettre en avant l'impact du travail de chaque équipe sur le bien-être des usagers et le succès de l'établissement. Cela peut inclure des témoignages d'usagers, et des reconnaissances spécifiques des contributions individuelles et d'équipe. La reconnaissance renforce la motivation et le sentiment d'appartenance.

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Pour les usagers et leurs familles

Accessibilité avec le FALC

Prioriser les formats en Facile à Lire et à Comprendre (FALC) pour s'assurer que tous les usagers, y compris ceux avec des besoins spécifiques, puissent comprendre les informations communiquées. Cela implique l'utilisation de langage simple, de visuels clairs, et de structures de document facilitant la compréhension.

Transparence et réassurance 

Communiquer de manière transparente sur les améliorations réalisées et les mesures prises pour assurer le bien-être des usagers. Cela peut rassurer les familles sur la qualité des services et l’attention portée par l'établissement envers leurs proches.

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Pour les partenaires et les autorités

Des données et des exemples

Il s'agit de fournir aux partenaires et aux autorités des données tangibles et des exemples précis des améliorations réalisées. Cela peut inclure des indicateurs de performance, des études de cas, et des rapports d'audit interne. Les chiffres et les faits démontrent l'efficacité des actions menées et renforcent la crédibilité de l'établissement.

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Communication régulière et structurée

Établir une communication régulière et structurée permet de maintenir des relations de confiance et de transparence, essentielles pour le soutien continu et la collaboration.