Plan de gestion de crise en ESSMS : Que doit-il contenir ? Comment le structurer ?
October 22, 2024
Temps de lecture :
5 minutes
L’élaboration d'un plan de gestion de crise et d'un plan de continuité de l'activité (PCA) est une obligation encadrée par le référentiel de la Haute Autorité de Santé (HAS).
Ces plans doivent être régulièrement révisés, discutés en interne et communiqués aux parties prenantes.
Après un bref rappel des attendus de la HAS sur l’objectif 3.14, découvrez les éléments essentiels à intégrer dans ces plans, leur structure et les étapes clés pour une réponse adaptée face aux crises potentielles.
Rappel : le plan de gestion de crise dans le référentiel HAS
La gestion des crises et de la continuité des activités sont encadrées par le référentiel de la Haute Autorité de Santé (HAS.
Elles figurent au chapitre 3 (l’ESSMS) et sont liées à :
- Objectif 3.14 : L'ESSMS est doté d’un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité.
Cet objectif fait l’objet de deux critères impératif et de deux critères standards.
Regardons dans le détail ce qui est attendu :
Les attendus sur le critère impératif 3.14.1
🟥 CRITÈRE 3.14.1 – L’ESSMS définit, avec les professionnels, un plan de gestion de crise et de continuité de l’activité et le réactualise régulièrement.
Ce critère impératif précise que la rédaction de ces documents ne doit pas être une démarche isolée, mais doit inclure les différents acteurs concernés (soignants, direction, personnel technique, etc.).
Cette approche collaborative permet de s'assurer que le plan est réaliste, applicable et bien compris par tous.
Les plans doivent ensuite être révisés régulièrement, tous les ans ou tous les deux ans, et mis à jour dès que nécessaire.
Les motifs de cette révision peuvent être diverses :
- Nouveaux équipements disponibles en cas de crise (générateurs, dispositifs médicaux, etc.) ;
- Changements dans le personnel ou les prestataires externes (annuaire des contacts à jour) ;
- Retour d’expérience suite à une crise réelle ou une simulation.
Enfin, ces plans doivent être discutés en Conseil de la Vie Sociale lors de leur rédaction et mise à jour pour garantir transparence et implication de tous les acteurs.
Les attendus sur le critère impératif 3.14.2
🟥 CRITÈRE 3.14.2 – L’ESSMS communique son plan de gestion de crise en interne et en externe.
Ce critère impératif précise que ces plans doivent être communiqués clairement à toutes les parties prenantes.
Cela implique que les informations doivent être accessibles aux bonnes personnes à tout moment :
- En interne : les membres de la cellule de crise, les coordonnateurs et autres volontaires doivent savoir où trouver le plan et comment l’appliquer en cas de besoin.
- En externe : les partenaires institutionnels comme la mairie, les centres communaux d’action sociale (CCAS), les établissements sanitaires voisins ou l'ARS (Agence Régionale de Santé) doivent également être informés des procédures à suivre.
Les attendus des critères standards 3.14.3 et 3.14.4
🟦 CRITÈRE 3.14.3 – Les professionnels participent aux exercices et aux retours d’expérience partagés, organisés par l’ESSMS.
🟦 CRITÈRE 3.14.4 – Les professionnels sont régulièrement sensibilisés et/ou formés à la gestion de crise.
Ces deux critères standards précisent que la communication du plan de gestion de crise doit aller au-delà de la simple diffusion des documents.
En toute logique, il est ainsi recommandé aux établissements d'y associer des formations spécifiques pour le personnel et des exercices pratiques pour familiariser chacun avec son rôle en situation de crise.
Plan de gestion de crise en ESSMS : contenu et structure
Pour garantir une réponse efficace face aux crises potentielles, le contenu du plan de gestion de crise s'articule autour de plusieurs éléments clés.
1. Présentation de l'ESSMS et identification des risques
La première partie consiste à présenter la structure, (public accueilli, etc.) et à dresser un état des lieux de l'établissement et de ses vulnérabilités spécifiques.
Il s'agit ici d'identifier les crises potentielles susceptibles d'affecter l'ESSMS, telles que :
- Risques climatiques : canicule, grand froid, inondations, avalanches, feux de forêt.
- Risques sanitaires : épidémies (grippe, covid-19), intoxications alimentaires.
- Risques technologiques : cyberattaque, incident sur un site Seveso ou une centrale nucléaire proche.
- Risques sécuritaires : attentat, intrusion.
2. Organisation de la cellule de crise
Cette partie détaille la cellule de crise pour coordonner la réponse de l'établissement :
- Le lieu de gestion de crise : une pièce dédiée, équipée de matériel de communication et de gestion (téléphones, ordinateurs, accès internet, radios d'urgence…).
- Le matériel de gestion : cartes des lieux, plans d'intervention, trousses de secours, documents essentiels.
- Les membres : ils sont préalablement désignés et ont des responsabilités spécifiques. Chacun peut se voir attribuer une fiche action détaillant son rôle en cas de crise (coordination, prise de décisions, communication, logistique, etc.).
Un organigramme fonctionnel peut être mis en place pour clarifier la chaîne de commandement et assurer une répartition optimale des tâches.
3. Recensement des dispositifs et matériels
Cette partie recense les dispositifs et matériels déployables rapidement en cas de cs de crise.
Parmi ces équipements, on retrouve :
- Dispositifs d’urgence médicale : défibrillateurs automatiques externes (DAE), chariots d'urgence, oxygène, dispositifs de lutte contre l'urgence vitale.
- Dispositifs d’accueil et de nursing : espaces climatisés ou rafraîchis, lits et matelas d'appoints, couvertures supplémentaires, solutions de nettoyage rapides.
- Dispositifs techniques : générateurs électriques de secours, climatiseurs et chauffages mobiles.
- Autonomie alimentaire : stocks de denrées alimentaires non périssables, eau en bouteille, vaisselle jetable pour garantir l'hygiène.
- Parc automobile : véhicules de transport, évaluation de leur autonomie (en carburant et distance), prise en compte des besoins spécifiques des résidents (personnes en fauteuil roulant, etc.).
4. Annuaire des contacts utiles
Il s’agit d’insérer un répertoire détaillé des contacts pour permettre une coordination rapide avec les autorités et les prestataires. Cet annuaire doit inclure :
- Professionnels réquisitionnables : pour renforcer les équipes en cas de manque d'effectifs.
- Contacts institutionnels : Préfecture, Agence Régionale de Santé (ARS), Conseil départemental, services d'urgence (SDIS, SAMU).
- Prestataires techniques : pour l’entretien des installations techniques ou pour toute intervention d’urgence.
- Intervenants libéraux et sociétés de transport : indispensable en cas d’évacuation ou de renforcement en soins médicaux.
5. Conventions et contrats d’urgence
Le plan de gestion de crise doit également intégrer les conventions et contrats d’urgence signés avec des prestataires extérieurs.
Un exemple typique est la convention obligatoire pour la gestion des épisodes de canicule.
Ces contrats permettent d’activer rapidement des services ou des ressources en cas de besoin (livraison de matériel, intervention de personnel qualifié, etc.).
6. Procédures transversales communes.
Certaines procédures standard sont applicables à toutes les situations de crise et doivent être prévues dans le plan :
- Déclaration de l’événement aux autorités compétentes (ARS, Préfecture, etc.).
- Rappel des professionnels pour mobiliser des effectifs supplémentaires.
- Gestion de la communication : tant en interne (informations aux résidents, personnel) qu'en externe (familles, médias, autorités).
7. Volet thématique pour chaque type de crise
Enfin, le plan doit intégrer des volets spécifiques pour chaque type de crise identifiée.
Chaque vulnérabilité nécessite des procédures propres en fonction de la nature du risque. Voici quelques exemples de plans spécifiques à élaborer :
- Plan canicule : gestion de la chaleur, rafraîchissement des locaux, hydratation des résidents.
- Plan grand froid : mise en place de chauffage d’appoint, maintien des activités en intérieur.
- Plan épidémique (grippe, Covid-19) : mesures de protection, protocoles d’isolement, gestion des stocks de médicaments et d'équipements de protection.
- Plan cyberattaque : protection des données sensibles, continuité des services numériques.
- Plan défaillance électrique : activation des générateurs, réorganisation des activités dépendant de l’électricité.
- Plan attentat ou Vigipirate : sécurisation de l’établissement, gestion des accès, communication avec les autorités.
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Plan de Continuité de l’Activité (PCA) : méthodologie de rédaction
Autre pilier du plan de gestion de crise, le PCA est un outil essentiel pour maintenir les fonctions vitales de l’ESSMS en cas de crise majeure, notamment en cas de réduction significative des effectifs (25 % ou plus).
Ce plan permet de définir une organisation adaptée, voire « dégradée », dans des situations exceptionnelles telles qu'une grève, une catastrophe naturelle, ou encore une pandémie.
Exemple : un ESSMS situé dans une zone soumise à des conditions hivernales extrêmes peut prévoir une organisation dégradée en cas de routes bloquées.
La rédaction d’un PCA repose sur une méthodologie simple, mais rigoureuse qui nécessite un travail collectif avec l’ensemble des équipes. Voici les étapes clés :
1. Lister toutes les activités de l’établissement
Le PCA doit commencer par un inventaire exhaustif des activités réalisées au sein de l’ESSMS, en tenant compte de tous les services et postes.
Cette étape permet d’avoir une vue d’ensemble sur ce qui doit être priorisé en période de crise.
2. Identification des activités critiques
Une fois la liste des activités dressée, il s’agit de classer les activités en trois catégories :
- Activités pouvant être suspendues : celles qui ne sont pas essentielles pendant la crise et peuvent être reportées.
- Activités pouvant être maintenues de manière dégradée : celles qui peuvent fonctionner avec moins de ressources humaines ou matérielles sans compromettre gravement le bien-être des résidents.
- Activités impérativement maintenues : celles qui ne peuvent ni être suspendues ni maintenues de façon dégradée, comme les soins médicaux urgents ou la sécurité des locaux.
3. Détail des modalités pour les activités à maintenir
Pour chaque activité devant être maintenue (en mode normal ou dégradé), il faut préciser plusieurs éléments :
- Qui réalise cette activité en temps normal (poste, service).
- Qui sera en charge de la réaliser en cas de crise, avec une potentielle réaffectation du personnel.
- Le mode dégradé acceptable, s’il y en a un, c’est-à-dire les adaptations possibles pour continuer l’activité avec moins de moyens.
- Les outils et dispositifs nécessaires pour assurer le maintien de l’activité, comme des équipements spécifiques ou des renforts de personnel.
Utilisation du PCA dans différents contextes de crise
Le PCA n’est pas figé et peut être utilisé dans n’importe quel type de crise.
Lorsqu'une crise survient, le plan peut être activé en trois phases principales :
- Début de la crise : évaluation immédiate des priorités et activation des mesures prévues dans le PCA, notamment la réaffectation des équipes et le maintien des activités critiques.
- Durant la crise : organisation d’une gestion dégradée si nécessaire pour tenir sur la longueur, avec des ajustements réguliers en fonction de l'évolution de la crise.
- Fin de la crise et reprise d’activité : Mise en place des mesures de rétablissement progressif des activités suspendues et retour à un fonctionnement normal, tout en effectuant un bilan de l’efficacité des mesures mises en place.
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À propos de l’auteur
Gregory Cousyn
Grégory occupe le poste de Head of Customer Care & Quality chez Qualineo. Son parcours : ancien infirmier diplômé d’état ayant travaillé pour le Ministère des Armées, Grégory Cousyn intègre un établissement de santé où il occupait un poste de direction. Son expérience s’articule autour de l’optimisation des organisations pour développer les performances et l’activité d’un établissement, l’appui à la stratégie et la gestion de projets.
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