Élaborer un plan blanc d’établissement en 7 étapes

Depuis 2004, tout établissement de santé a l’obligation réglementaire d’élaborer un plan blanc et de le transmettre à l’Agence régionale de santé. Le plan blanc intègre le dispositif ORSAN et prévoit les mesures générales à mettre en œuvre en cas de crise ainsi que les mesures spécifiques adaptées à la situation sanitaire exceptionnelle (SSE).

Dans cet article, retrouvez les 7 grandes étapes d’élaboration du plan blanc inspirées du guide d’aide* conçu par la Direction générale de la santé et la Direction générale de l’offre de soins.

*Guide d’aide à la préparation et à la gestion des tensions hospitalières et des situations sanitaires exceptionnelles.

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Étape 1 : Constitution de l’équipe projet

Pour élaborer le plan blanc, le Directeur de l’établissement s’appuie sur une équipe projet composée :

• d’un chef de projet : un Directeur (exemple : directeur qualité et gestion des risques)
• du ou des référents SSE de l’établissement : médecins, pharmaciens, cadres de santé, infirmiers, ingénieurs en gestion de risque ou tout autre personnel d’encadrement qualifié dans les domaines des SSE (médecine d’urgence, médecine de catastrophe, gestion de crise, NRBC-E, etc.).
• de toute personne-ressource : le responsable sécurité/sûreté ou le responsable de la sécurité des systèmes d’information. 

Les référents SSE sont chargés : 

• d’élaborer et d’actualiser le plan blanc et le plan ORSAN
• de le diffuser auprès des professionnels de l’établissement 
• d’organiser des exercices en vue de tester son caractère opérationnel 
• de mettre en œuvre le retour d’expérience.

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Étape 2 : Organisation de la réponse

Pour élaborer un plan de gestion de crise adapté et efficace, la deuxième étape consiste à organiser la réponse de l’établissement selon 4 phases : 

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Analyser les risques et menaces 

Il s’agit d’établir une cartographie des risques et menaces à partir des différentes sources d’information interne et externe disponibles. 

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Risques et menaces propres à l’établissement

Voici les documents sur lesquels s’appuyer :

• L’évaluation des risques menée dans le cadre de la démarche de certification de la Haute Autorité de Santé (HAS)
• Les signalements d’événements indésirables ; ƒ 
• Le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP). 
• Les rapports d’inspection, de contrôle, et de conformité de l’établissement ; ƒ 
• Les audits cliniques et organisationnels 
• les diagnostics techniques et sanitaires (réseaux d’eau, etc.)

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Risques et menaces extérieurs

Voici les documents à prendre en compte :

• Le dispositif ORSAN
• Le schéma départemental d’analyse et de couverture des risques, qui recense les risques de toute nature auxquels sont confrontés les services départementaux d’incendie et de secours (SDIS) et les moyens mis en place pour y faire face. 
• Le dossier départemental des risques majeurs élaboré par le Préfet visant à informer la population sur les risques naturels et technologiques majeurs et sur les mesures de prévention et de sauvegarde prévues pour limiter leurs effets 
• et tout autre document de nature à apporter des informations utiles en cas de risques majeurs et de menaces graves

Pour connaitre les principaux risques et menaces que doit prévoir le plan blanc voir notre article : Plan blanc d’établissement : cadre réglementaire, plan ORSAN et critère impératif HAS

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Identifier des capacités de réponse de l’établissement

Il s’agit de : 

✅ Procéder à l’analyse des capacités de prise en charge pour chaque volet ORSAN

✅ Recenser les moyens humains susceptibles d’être mobilisés

✅ Recenser les moyens matériels : en réalisant un inventaire exhaustif des équipements et matériels disponibles et en assurant un suivi en temps réel de ses stocks. 

✅ Déterminer les ”effets à obtenir” selon les objectifs fixés dans ORSAN.

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Réponse minimale attendue pour tout établissement de santé 

‍Risque AMAVI 

> Accueillir et prendre en charge un nombre important de blessés non régulés avant éventuellement leur transfert vers des établissements spécialisés. 

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Risque NRC 

> Détecter par l’interrogatoire un événement inhabituel de nature NRC 

> Alerter par un circuit prédéfini le Directeur et les structures chargées de la sécurité de l’établissement, le SAMU territorialement compétent et l’ARS. 

> Protéger son infrastructure, son personnel, les patients et visiteurs en procédant à la fermeture et à la sécurisation des accès 

> Assurer l’orientation des personnes se présentant à l’entrée de l’établissement vers une zone prédéfinie et leur permettre de réaliser de façon autonome une décontamination d’urgence.  

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Risque REB 

> Accueillir et détecter les cas suspects non régulés 

> Mettre en œuvre des mesures d’isolement, y compris aux urgences.  

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Risque EPI-CLIM 

> Gérer l’aval des urgences en adaptant les capacités d’hospitalisation dans les services de médecine polyvalente et de gériatrie et dans les services spécialisés d’infectiologie 

> Assurer la prise en charge de patients présentant des signes de gravité (USC, réanimation) > Mettre en œuvre les mesures d’isolement adéquates pour éviter la contagion dans un contexte épidémique.  

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Risque MEDICO-PSY 

> Accueillir et prendre en charge des blessés psychiques et des proches en initiant, en tant que besoin, une prise en charge médico-psychologique.

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Mise en place des outils génériques de réponse

Les outils génériques de réponse pour faire face à tout type de situation sont les suivants :

• Moyens humains mobilisables et rappel de personnel
• Déprogrammation d’activités et libération de lits
• Moyens matériels supplémentaires mobilisables : stocks constitués par l’établissement (fluides médicaux, brancards, produits pharmaceutiques, dispositifs médicaux, produits sanguins labiles, etc.) et stocks « tactiques » (PSM1, PSM2, PSM pédiatrique, UMDH, respirateurs, tenues de décontamination)
• Gestion des flux de patients : triage des patients
• Évacuation, confinement et sécurisation de l’établissement.

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Élaboration des outils spécifiques de réponse 

Il s’agit d’élaborer des volets spécifiques pour chaque risque identifié dans ORSAN en menant des réflexions sur les sujets suivants : 

• Les spécificités de l’événement (mécanisme, gravité, cinétique, durée, fréquence, conséquences potentielles) 
• La typologie des patients à prendre en charge (médicale, chirurgicale, pédiatrique, gériatrique, à risque de contamination…)
• La préparation de la réponse au sein des établissements de santé
• L’état des moyens et des ressources nécessaires et disponibles, mais aussi les éventuels équipements et produits de santé 
• Les mesures particulières à prévoir (protection, sécurisation, confinement, évacuation, prise en charge médico-psychologique, formation du personnel, etc.)
• La communication et les circuits d’information
• L’évaluation du dispositif et le retour d’expérience.

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Étape 3 : Préparation de la conduite de crise

Se préparer à la conduite de crise implique de mettre en place des outils de pilotage.

Mise en place de la cellule de crise 

Pilotée sous l’autorité du Directeur de l’établissement de santé, la cellule de crise est l’organe de décision et de coordination de l’établissement. La composition de cette cellule est dimensionnée en fonction du niveau de réponse. Elle doit pouvoir être activée en moins de quarante-cinq minutes 24 h/24 et 7J/7 de façon autonome avec des équipements fonctionnels.  

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Missions de la cellule de crise

• Analyse de la situation
• Coordination des actions 
• Prise de décisions pour répondre à la situation : adaptation de l’organisation des soins et de la prise en charge médicale des patients, évaluation des moyens mobilisables, assurance du soutien technique / logistique, du suivi des victimes et l’accompagnement des familles, de la sécurisation de l’établissement
• Lien avec les autorités
• Communication interne et externe (avec les autorités et les médias).

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Déterminer le rôle et missions de chaque acteur

Pour chaque mission/fonction identifiée au sein de la cellule de crise, il est important d’élaborer des fiches de poste afin que chaque membre connaisse précisément son rôle, ses responsabilités et ses interlocuteurs.

Dans les établissements identifiés comme étant de « première ligne » et dans le cadre du dispositif ORSAN (volets AMAVI, NRC et REB) un Directeur Médical de Crise (DMC) doit être identifié et formé. En dehors des périodes de gestion des SSE, les DMC sont des référents SSE de l’établissement associés à la préparation et la planification de la réponse hospitalière. 

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Missions du DMC lors de la gestion d’une SSE

• Analyse de la situation sanitaire exceptionnelle d’un point de vue médical et définition de la stratégie de réponse de l’établissement pour la prise en charge des patients
• Évaluation des ressources nécessaires pour assurer la réponse à la SSE et le maintien de l’activité courante
• Proposition à la cellule de crise  (le cas échéant) de réorganisation de l’offre de soin pour répondre aux besoins identifiés 
• Organisation et pilotage de la réponse médicale en lien avec le Président de CME pour faire appliquer les décisions prises en cellule de crise dans les différents secteurs du plateau technique médico-chirurgical
• Être le correspondant direct du SAMU-centre 15 et de tout correspondant médical extérieur.