La mise en place d’un Comité de Pilotage (COPIL) est une étape essentielle pour coordonner et superviser des projets stratégiques en ESSMS.
Le COPIL peut être sollicité pour la mise en œuvre d’un Projet d’Établissement ou de Service, l’amélioration continue de la qualité, ou encore le déploiement d’initiatives spécifiques (nouvelles organisations, etc.).
Mais comment constituer et faire fonctionner un COPIL efficacement ?
Voici nos conseils en 5 étapes.
1. Définir le rôle du COPIL
Le COPIL est une instance clé qui pilote les grandes étapes d’un projet. Il assure une coordination entre les différentes parties prenantes, une supervision des actions engagées et un suivi des résultats.
Principales missions du COPIL :
- Définir les objectifs stratégiques
- Structurer et valider les étapes du projet
- Superviser les travaux des groupes de travail
- Évaluer l’avancement et les résultats
- Garantir la communication avec l’ensemble des parties prenantes.
Conseil : clarifiez dès le départ les rôles et responsabilités du COPIL pour éviter toute confusion.
2. Constituer un COPIL représentatif
Un COPIL efficace repose sur une composition diversifiée, intégrant toutes les parties prenantes nécessaires à la réussite du projet.
Recommandations pour la composition :
- Direction : fournit l’orientation stratégique et les ressources nécessaires
- Professionnels : apportent leur expertise opérationnelle et connaissent les enjeux du terrain
- Représentants des usagers : garants de la prise en compte des besoins et attentes des personnes accompagnées
- Partenaires extérieurs : (ex. ARS, associations, etc.) enrichissent la réflexion et facilitent les collaborations
- Support technique : experts qualité, ingénieurs en santé ou responsables IT, selon la nature du projet.
Conseil : limitez le nombre de membres à une dizaine pour garantir une efficacité opérationnelle tout en représentant un panel équilibré.
3. Structurer le fonctionnement du COPIL
Pour être efficace, le COPIL doit fonctionner de manière organisée avec des règles claires.
Organisation pratique :
- Planification des réunions : prévoyez des rencontres régulières (ex. mensuelles ou trimestrielles) et définissez un ordre du jour précis à chaque fois
- Responsabilités : identifiez un référent ou président du COPIL chargé d’animer les séances et d’assurer le suivi des décisions
- Documents de travail : centralisez les informations dans des supports clairs (tableaux de bord, rapports d’avancement, fiches-actions)
- Décisions : validez formellement les grandes orientations et enregistrez-les dans des comptes rendus accessibles à tous.
Conseil : mettez en place un outil de collaboration (type logiciel ou intranet) pour partager et suivre les documents.
