Livret d'accueil du personnel en ESSMS : Quel contenu ? Quelle structure ?

Le livret d’accueil du personnel en ESSMS est bien plus qu’un simple document informatif. Il s’agit d’un outil stratégique pour assurer une intégration réussie, renforcer la qualité des accompagnements et promouvoir les valeurs de l’établissement.

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En structurant le contenu de manière claire, il devient un véritable allié pour les nouveaux collaborateurs.

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Dans cet article, découvrez les principales sections que ce livret peut inclure.

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1. Présentation de l’établissement

Chaque ESSMS a une identité unique, forgée par son histoire, ses valeurs et ses missions. Cette section donne aux nouveaux collaborateurs une compréhension globale de l’établissement pour qu’ils puissent s’inscrire dans sa vision.

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Identité et missions

Inclure le nom de l’établissement, sa structure juridique, ses autorisations d’ouverture, et une présentation du public accueilli (âge, pathologies, besoins spécifiques).

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Historique

Expliquer brièvement les étapes marquantes de l’histoire de l’établissement, comme sa création, les grandes rénovations ou les projets phares qui ont marqué son développement.

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Valeurs et projets

Décrire les valeurs fondamentales de l’établissement et les ambitions stratégiques ou les projets spécifiques (ex. : mise en œuvre d’activités innovantes, démarches d’inclusion sociale).

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2. Organisation générale

Une organisation claire est essentielle pour aider les collaborateurs à s’intégrer rapidement. Cette partie explique la structure de l’établissement et les modalités pratiques du quotidien.

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Organigramme

Représenter visuellement les collaborateurs et les services (trombinoscope). Énoncer les responsabilités des principaux rôles (direction, chefs de service, éducateurs, soignants). Description des unités et services (accueil de jour, hébergement permanent, soins médicaux…).

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Horaires et accès

Préciser les horaires d’ouverture, les plages de travail par équipe (matin, après-midi, nuit) et les règles spécifiques d’accès, comme les protocoles de sécurité (parking, entrée)

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Journée type

Lorsque c’est possible, détailler au maximum les différentes étapes d’une journée, en mettant en lumière les moments clés de la vie collective, les interactions avec les usagers et les points d’attention importants.

3. Droits et devoirs des collaborateurs

Cette partie fixe un cadre clair pour le personnel, en précisant les droits et devoirs de chacun. Elle renforce l’engagement envers un environnement de travail respectueux et sécurisé.

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Règlement intérieur

Inclure des consignes sur la ponctualité, les tenues adaptées, l’usage des téléphones professionnels, et les comportements attendus pour préserver une ambiance de travail respectueuse et sereine.

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Organisation du temps de travail

Pauses : durée, fréquence, et règles d’aménagement des pauses en fonction du poste.
Congés : modalités de demande (délais, validations), droits annuels aux congés payés, et cas particuliers.
Absences : arrêt maladie, accident du travail, congés maternité, paternité, et pour événements familiaux (procédures à suivre).
Congés spécifiques : congés maternité, paternité, et pour événements familiaux (décès, mariage, naissance).

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Formation et développement

Présentation des opportunités de formation continue (techniques, éthiques) et procédures pour en bénéficier.

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4. Approche de l’accompagnement

Cette section présente les principes fondamentaux qui guident les pratiques professionnelles, les modalités d’accompagnement, et les mécanismes visant à garantir la sécurité et le bien-être des usagers.

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Les accompagnements

Décrire les accompagnements dispensés par l’établissement. Cette description doit inclure les objectifs poursuivis, comme : le soutien à l’autonomie des usagers, le maintien de leur santé, et leur inclusion sociale, tout en mettant en avant l’importance d’une approche individualisée.

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Bientraitance

Définir les pratiques bientraitantes, comme l’adaptation des interventions aux capacités des usagers, la valorisation de leur autonomie et la gestion respectueuse des situations difficiles. Expliquer les mécanismes de signalement en cas de suspicion de maltraitance.

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Charte des droits et libertés des personnes accompagnées

Préciser les principes de dignité, d’intimité, et de respect des choix individuels. Donner des exemples d’application, comme le respect des horaires souhaités pour les repas ou la personnalisation des chambres. Télécharger la charte complète ici.

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Déclaration des Événements indésirables (EI)

Définir ce qu’est un événement indésirable. Expliquer l’importance de déclarer ces événements pour améliorer la qualité des soins et prévenir leur récurrence. Détailler la procédure (fiche FEI papier ou déclaration digitalisée). Insister sur la confidentialité et la non-stigmatisation des déclarants pour encourager une démarche constructive (en évoquant par exemple la charte de confiance).

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Conseil de la Vie Sociale (CVS) :

Présenter ses membres (usagers, familles, personnel) et son rôle dans l’amélioration continue du cadre de vie. Mentionner des exemples de décisions prises grâce au CVS (ex. : choix d’activités, aménagements des locaux). Télécharger le guide du CVS ici.

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5. Ressources à disposition

Cette section détaille les outils mis à disposition des professionnels pour faciliter leur travail au quotidien.

Logiciels utilisés

Il s’agit de présenter les principaux outils numériques employés dans l’établissement et d’expliquer leur fonction : solution de messagerie, de gestion des usagers, logiciel de pilotage de la démarche qualité. Mentionner les formations ou supports disponibles pour aider les collaborateurs à se familiariser avec ces outils.

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Ressources documentaires

Indiquer où trouver les documents de référence, comme le projet d’établissement ou de service, les procédures internes, les guides pratiques, les dépliants d’informations pour les usagers etc.

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6. Annexes pratiques

Pour répondre rapidement aux questions courantes et offrir un support accessible aux nouveaux collaborateurs, une rubrique d’annexes pratiques peut être ajoutée. Celle-ci peut être présentée sous la forme d’une FAQ (Foire aux Questions) couvrant des sujets tels que :

Les démarches administratives courantes
Les consignes spécifiques (gestion des clés, utilisation des espaces partagés)
Les contacts utiles et leurs fonctions spécifiques (responsables de service, référents sécurité), etc.

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