Plan d’actions en ESSMS : comment l’organiser et l’élaborer ?

Le plan d'actions en ESSMS est un outil stratégique essentiel à la gouvernance et à l'efficacité opérationnelle. Il joue le rôle de pont entre la conceptualisation des objectifs de l'organisme et leur concrétisation pratique au sein de l'organisation. 

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La formalisation de ce plan offre aux responsables, ainsi qu'à l'ensemble des professionnels de l'établissement, une vision claire et exhaustive des activités à mener. Il constitue un cadre structurant qui assure une cohérence entre les ambitions de l'ESSMS et les actions entreprises sur le terrain. 

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Découvrez dans cet article, un aperçu complet de la méthodologie à adopter pour organiser et élaborer un plan d’actions efficace dans votre structure.

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Organiser un plan d’actions : les étapes de préparation 

Pour mettre en place un plan d'actions efficace au sein d'un ESSMS, il est crucial d'organiser au préalable la démarche et de mobiliser tous les acteurs concernés. Cette préparation se divise en deux étapes essentielles.

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S'organiser pour soutenir la démarche

La réussite d'un plan d'actions dépend largement de l'implication et du soutien de la direction de l'établissement ou du service. 

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En tant que garante de la démarche, elle doit non seulement argumenter les choix stratégiques, mais aussi s'assurer que les conditions nécessaires à la mise en œuvre du plan sont réunies. 

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Cela implique : 

• d'affecter les ressources nécessaires, 
• d'adapter l'organisation du travail 
• de dédier des moyens à la formalisation et au suivi du plan. 

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Notre conseil

Il est également important d'organiser des temps d'échange collectifs, moments privilégiés pour partager l'avancement du plan et recueillir les retours de tous. Ces échanges doivent devenir des rendez-vous réguliers, véritables rituels au sein de l'établissement, favorisant ainsi l'adoption de nouvelles pratiques au quotidien.

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Voir aussi notre article : Engager une démarche qualité : 5 conseils pour fédérer son équipe

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Mobiliser l'ensemble des acteurs

La direction a la responsabilité de structurer la contribution de chaque partie prenante.

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Cela signifie décider de la manière dont les professionnels, les partenaires et les personnes accompagnées seront impliqués dans le plan d'actions. 

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Associer les professionnels et les partenaires 

Leur participation active est cruciale, car elle leur permet de contribuer à une vision d'ensemble de la qualité du service rendu. Cela favorise une approche collaborative et enrichit le plan d'actions de perspectives diverses.

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Associer les personnes accompagnées 

Leur avis sur les modalités d'accueil, d'hébergement et les prestations offertes est précieux. Il permet d'ajuster et d'améliorer l'offre de services. Leur participation active, que ce soit dans l'élaboration du plan ou même dans la mise en place d'actions spécifiques, renforce la confiance et améliore l'efficacité des interventions. 

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Important

Les remarques formulées dans le cadre : 

• du Conseil de la Vie Sociale (CVS), des groupes d’expression, 
• des enquêtes de satisfaction
• et de l’analyse des plaintes et des réclamations 

doivent être intégrées dans le plan d'actions, reflétant ainsi une démarche inclusive et réceptive aux besoins et attentes des personnes accompagnées.

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Élaborer un plan d'actions en 6 étapes

Pour l’élaboration d'un plan d'actions en ESSMS, vous pouvez suivre ces 6 étapes-clés : 

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Étape 1 - Définition des objectifs

La définition des objectifs est la première étape fondamentale dans l'élaboration d'un plan d'actions. Cette étape permet de clarifier la direction à prendre et d'identifier précisément ce que l'organisation souhaite améliorer.

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Elle assure également que tous les membres de l'équipe partagent une compréhension commune du projet et œuvrent dans la même direction.

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Objectifs stratégiques ou finaux

Les objectifs stratégiques représentent les améliorations à long terme (sur une période de 5 ans) que l'organisation souhaite réaliser.

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Ces objectifs sont en harmonie avec les orientations politiques, telles que définies par les instances dirigeantes de l'ESSMS ou par la politique nationale du territoire. 

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Exemples : il peut s’agir des objectifs inclus dans le Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM) ou dans le projet associatif. Le nombre d'objectifs stratégiques est généralement limité pour rester focalisé sur les priorités essentielles.

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Objectifs intermédiaires ou opérationnels

Ces objectifs intermédiaires sont la traduction opérationnelle des objectifs stratégiques. Ils doivent être directement transformables en actions.

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Ces objectifs sont formulés de manière spécifique, en utilisant un verbe à l'infinitif, et ciblent un domaine précis (secteur, infrastructure, catégorie de public ou de professionnels, etc.).

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Pour être efficaces, ils doivent respecter les critères SMART :

• Spécifiques : ils doivent être clairs, précis et compréhensibles par tous.
• Mesurables : Il doit être possible d'évaluer l'atteinte de l'objectif grâce à des indicateurs concrets.
• Atteignables et Réalistes : ils doivent être réalisables, en tenant compte des ressources disponibles et de l'engagement des parties prenantes.
• Temporellement définis : les objectifs doivent être situés dans le temps, avec des délais clairs pour leur réalisation.

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Étape 2 : Hiérarchiser les objectifs et les actions prioritaires

Cette étape permet d'assurer que l'établissement concentre ses efforts là où ils sont le plus nécessaires et bénéfiques.

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Les décisions concernant la priorisation des objectifs et des actions incombent principalement à l'équipe de direction. 

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Quelques exemples de critères de priorisation : 

• Respect des obligations réglementaires : les injonctions et obligations légales sont prioritaires pour garantir la conformité de l'établissement.
• Santé et sécurité : la protection des personnes accompagnées et des salariés, ainsi que la gestion des situations à risque, sont primordiales.
• Calendrier de vie de l'établissement : les événements-clés tels que le renouvellement du projet d'établissement, les fusions, etc., peuvent également influencer l'ordre des priorités.

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Bon à savoir

Il est fondamental de ne pas confondre les objectifs (la destination) et les actions (le chemin pour y parvenir). Les objectifs sont définis par un verbe d'action exprimant une finalité, tandis que les actions sont les étapes concrètes pour atteindre ces objectifs.

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Étape 3 - Formaliser les actions : les fiches actions

La formalisation des actions au sein d'un plan d'actions en ESSMS est une étape cruciale pour garantir leur clarté, leur suivi et leur efficacité.

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C'est là que les fiches actions entrent en jeu, servant de cadre structuré pour chaque initiative prévue. 

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Élaborer une fiche-action : la méthode de questionnement

Pour chaque action envisagée, il est essentiel de répondre à un ensemble de questions fondamentales qui permettent de préciser et d'encadrer son exécution.

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Ces questions couvrent tous les aspects nécessaires à la réussite de l'action :

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QUOI ?

• Définir clairement l'action, en indiquant les objectifs stratégiques et opérationnels qui motivent sa mise en œuvre 

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QUI ?

• Nommer la personne (pilote de l’action) ou le groupe de personnes chargé de mettre en œuvre l'action. Le rôle de chacun est défini et communiqué. 

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COMMENT ?

• Décrire les moyens mis à disposition pour réaliser l'action, incluant les collaborateurs internes, partenariats éventuels, le budget alloué, et toute autre ressource nécessaire.

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QUAND ?

• Fixer les dates de début et de fin prévues pour l'action, afin de délimiter clairement sa période de réalisation. Pour rendre la démarche dynamique et réaliste, il est recommandé de planifier des actions rapides et des actions à plus long terme.

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OÙ ?

• Si pertinent, spécifier le lieu où se déroulera l'action (nom de l'établissement ou du service concerné).

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COMBIEN ?

• Établir les critères de réussite de l'action, les effets attendus, ainsi que les indicateurs de suivi qui permettront d'évaluer son impact.

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POURQUOI ?

• Expliquer les raisons qui justifient l'objectif de l'action et ce qui lui donne du sens au sein du plan global.

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Important

Une fiche-action bien élaborée devient un outil précieux pour le suivi et l'évaluation du plan d'actions. Elle permet à l'ensemble des parties prenantes d'avoir une vision claire de ce qui est attendu, pourquoi c'est important, et comment les objectifs seront atteints. 

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Étape 4 : Mise en place des actions

Pour activer le plan d’actions, un établissement peut s'appuyer sur :

• Les ressources Humaines : l'engagement et la disponibilité des équipes sont à ce titre essentiels
• L’organisation : les temps doivent être alloués spécifiquement pour la mise en œuvre des actions.
• Les moyens matériels : les ressources matérielles nécessaires doivent être mises à disposition, y compris celles obtenues via des partenariats externes.

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