Évaluation des ESSMS : le point complet sur les grandes étapes de la démarche !

Le 10 et le 12 mai 2022, la Haute Autorité de Santé a diffusé la procédure d'évaluation des ESSMS et le cahier des charges applicables aux organismes évaluateurs. Ces nouvelles publications viennent apporter des précisions aux Établissements et services sociaux et médico-sociaux concernés par la réforme. 

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À l'aune de ces nouvelles informations et celles déjà apportées par la HAS (et pour certaines définies par décret), découvrez un récapitulatif complet des grandes étapes de la nouvelle démarche d’évaluation de la qualité.
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Autoévaluation, arrêté de programmation : quelques informations en préambule

L’engagement dans la procédure d’évaluation est défini par arrêté de programmation pluriannuel publié par l’(les) autorité (s) d'autorisation compétente(s). Nous évoquions d’ailleurs déjà ce point dans notre article : calendrier des évaluations des ESSMS

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Il est également important de rappeler que la notion d’évaluation interne disparaît au profit de la notion d'autoévaluation qui n’est pas obligatoire. Même si la démarche reste facultative, elle est cependant vivement recommandée par la Haute Autorité de Santé pour :

• s'approprier les exigences attendues
• impulser une démarche collective et participative
• engager une dynamique d’amélioration continue
• définir des actions d’amélioration de la qualité des accompagnements.

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1 - Avant la visite d'évaluation de l’ESSMS

La première étape consiste à sélectionner l’organisme évaluateur de votre choix après mise en concurrence. Pour rappel : l’accréditation des organismes évaluateurs est d’ailleurs soumise à de nouvelles exigences. La liste des organismes accrédités est mentionnée sur la plateforme Synaé ou de le site internet de la HAS. 

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Le choix de l’organisme évaluateur doit se matérialiser par la signature d’un contrat entre les deux parties : l’ESSMS et l’organisme évaluateur. 

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Le contrat doit préciser : 

• les dates de la visite d’évaluation
• la durée
• le coût
• le nom et le profil des intervenants de l’organisme  (minimum 2)  
• le planning de la visite d’évaluation

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et doit être en conformité avec :

• les préconisations du cahier des charges dédié aux organismes évaluateurs
• du référentiel et du manuel d’évaluation
• de la procédure d'évaluation.

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Important

Toutes les données doivent être reportées sur la plateforme Synaé au plus tard le Jour de la visite par l’organisme évaluateur.
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2 - Pendant la visite d’évaluation 

Côté organisme évaluateur 

L'organisme évaluateur doit désigner un intervenant coordonnateur de la visite. Si durant la visite, l’organisme constate un manquement pouvant mettre en péril la sécurité des personnes accompagnées, il a obligation d’informer le représentant légal de l’ESSMS ainsi que les autorités compétentes.

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‍Côté ESSMS

L’ESSMS doit transmettre aux évaluateurs tous les documents nécessaires à l’évaluation. La structure doit également faciliter les rencontres avec les professionnels de santé, les accompagnés traceurs, etc. De la même manière, l’ESSMS peut signaler à la HAS via la plateforme Synaé, tout manquement de l‘organisme ou de ses intervenants, qui aurait pu être constaté lors de la visite ou du déroulé de la procédure d’évaluation.

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3 - Après la visite : le résultat de l’évaluation 

Le rapport de visite reprend l’ensemble des informations saisies par les intervenants de l’organisme ainsi que les observations rédigées par l’ESSMS sur la plateforme Synaé. Ce rapport d’évaluation est automatiquement généré par la plateforme.

La présentation du rapport d’évaluation s’articule autour de 6 grandes parties :

1. la présentation de l’ESSMS évalué 
2. la cotation des différents critères et objectifs du référentiel 
3. un focus sur les critères impératifs 
4. une synthèse par chapitre des différentes thématiques du référentiel d’évaluation 
5. le niveau global atteint par l’ESSMS 
6. les observations émises par l’ESSMS.
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Deux informations importantes à retenir :

‍Côté organisme évaluateur 

Au plus tard 1 mois après la visite, l’organisme transmet à l’ESSMS le rapport d’évaluation via la plateforme Synaé. 

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‍Côté ESSMS

À compter de sa réception, l’ESSMS dispose d'1 mois pour rédiger ses observations et les renvoyer à l’organisme (via Synaé).