Grille ALARM : la méthode-clé pour analyser les EIG / EIAS en profondeur

2 - Facteurs liés aux tâches à accomplir 

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés aux tâches en se posant des questions sur : 

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Les protocoles (indisponibles, non adaptés ou non utilisés) 

• Existe-t-il des protocoles en rapport avec les actes ou le processus en cause dans l'événement ? 
• Si les protocoles existent, sont-ils connus, disponibles et utilisés ?
• Les protocoles sont-ils toujours d'actualité ? 

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Les résultats d'examens complémentaires (non disponibles ou non pertinents) 

• Les examens complémentaires ont-ils été réalisés et les résultats disponibles en temps utile ? 
• Existe-t-il un accord (consensus) concernant l'interprétation des résultats d'examens ? 

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Les aides à la décision (équipements spécifiques, algorithmes décisionnels, logiciels, recommandations) 

• Les moyens nécessaires à une prise de décision existent-ils ? Sont-ils disponibles ? Ont-ils été utilisés ? 

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La définition des tâches 

• Les tâches concernées étaient-elles bien définies ?
• La définition des tâches prend-elle en compte les compétences des différentes professions ? 
• La définition des tâches est-elle connue, partagée, respectée dans l'équipe ?
• Existe-t-il une incompréhension de la part du personnel sur les tâches à effectuer ? 

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La programmation, la planification 

• Les tâches concernées étaient-elles planifiées ?
• L'intervention était-elle programmée ? Le programme a-t-il été respecté, modifié ?
• La personne appropriée a-t-elle été consultée quand cela était nécessaire pour le déroulement des soins ? 

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3 - Facteurs liés à l'individu (soignant) 

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés au soignant en se posant des questions sur : 

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Les qualifications, ses compétences 

• Pensez-vous que vous aviez suffisamment de connaissances et d'expérience pour prendre en charge ce problème, cette complication ? 
• Aviez-vous déjà réalisé ce geste, cette procédure ? 

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Les facteurs de stress physique ou psychologique 

• Vous sentiez-vous fatigué, affamé ou malade ? 
• Étiez-vous stressé ? 

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4 - Facteurs liés à l’équipe

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés à l’équipe en se posant des questions sur : 

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La communication entre professionnels 

• La communication entre vous-même et les autres membres de l'équipe est-elle effective ?
• La communication est-elle précise, complète et non ambigüe ? Utilise-t-elle un vocabulaire standard (commun) et pas de jargon ? 
• Est-il possible d'exprimer des désaccords ou des préoccupations au sein de l'équipe ? Existe-t-il un temps ou un espace pour cela ? 
• La collaboration et l’ambiance sont-elles satisfaisantes ?
• Comment qualifieriez-vous la qualité relationnelle dans l'équipe de travail (ambiance, existence de conflits…) ?
• Est-ce que la communication entre votre service (département ou pôle) et les autres services (départements ou pôles) est effective ? 

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La communication vers le patient et son entourage 

• L'équipe a-t-elle eu (passé) suffisamment de temps avec le patient pour lui expliquer les procédures et les conséquences possibles ou complications ?
• Y a-t-il eu des difficultés linguistiques, culturelles ou des incompréhensions entre l'équipe et le patient et son entourage ?
• Quelles-sont les habitudes du service en termes d'information du patient et de son entourage ? 

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Les informations écrites (dossier patient ...) 

• Les dossiers des patients (supports d'informations) sont-ils accessibles, lisibles, identifiés, et complets ?
• Les dossiers des patients (supports d'informations) mettent-ils suffisamment en évidence les facteurs de risques ? 
• Quel est le niveau de partage des informations écrites dans l'équipe (nombre de supports, confidentialité ...) ? 

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Les transmissions et alertes 

• Comment sont rapportées et partagées les informations cruciales pour la prise en charge du patient entre professionnels ?
• Les informations sur l'évaluation des patients sont-elles partagées et utilisées par les membres de l'équipe de soins en temps utile ? 

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La répartition des tâches 

• Comment s'organise le travail entre les membres de l'équipe ?
• L'équipe est-elle d'accord sur la répartition des tâches ? A-t-il été défini qui prend en charge le patient ou réalise un acte particulier ? 

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L’encadrement, la supervision 

• Avez-vous eu un encadrement (supervision) ou un soutien suffisant ?
• Un conseil ou l'aide d'un autre membre de l'équipe étaient-ils disponibles tout le temps ?
• La communication entre le management/supervision et l'équipe de soins est-elle adéquate ?
• Les coordonnées des spécialistes à appeler en cas d’urgence vitale sont-elles disponibles dans le secteur d’activité ? 

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Les demandes de soutien ou comportements face aux incidents 

• Quels soutiens sont disponibles en cas de problèmes ? 
• Avez-vous eu un soutien suffisant ?
• Existe-t-il un soutien effectif dans l'équipe ? 

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5 - Facteurs liés à l’environnement de travail 

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés à l’environnement de travail en se posant des questions sur : 

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L’administration 

• Est-ce que les règlements et les procédures administratifs sont communiqués de façon adéquate ? 

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Les locaux (fonctionnalité, maintenance, hygiène...) 

• Est-ce que votre pratique a été affectée par l'environnement de travail (chaleur, bruit…) ? 
• Est-ce que les locaux sont adaptés au type de prise en charge ? 

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Les déplacements, les transferts de patients entre unités ou sites 

• Les modalités de déplacement du patient ont-elles participé à la survenue de l'événement ?
• Des circuits et des modes de transport spécifiques, ont-ils été définis pour les différents types de prise en charge (hospitalisation complète programmée, chirurgie ambulatoire, urgences immédiates, urgences différées). 

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Les fournitures ou équipements (non disponibles, inadaptés ou défectueux) 

• Avez-vous disposé des fournitures ou des matériels médicaux nécessaires ?
• Est-ce que tous les équipements que vous avez utilisés ont fonctionné de manière adéquate et efficacement ?
• Est-ce qu'il y avait une information suffisante et fiable concernant tous les équipements ?
• Comment a été assurée la formation des professionnels à l’utilisation de ce matériel ?
• L’établissement dispose-t-il d’un programme de maintenance ?
• Comment est assuré le dépannage d’urgence des équipements en panne, notamment concernant les dispositifs biomédicaux critiques ? (équipement de secours, solution dégradée ou dépannage d’urgence) Cette procédure est-elle connue des professionnels ? 

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L'informatique (disponibilité, fonctionnement, maintenance) 

• Le système d'information est-il adapté aux orientations stratégiques de l'établissement, du service ? 
• Le système d'information facilite-t-il l’accès en temps utile à des informations valides ?
• Le système d’information aide-t-il les professionnels dans leur processus de décision ?
• Existe-t-il des difficultés de fonctionnement du système d'information ? 
• Existe-t-il plusieurs systèmes d'information ?
• Le système d’information du bloc opératoire est-il intégré au système d’information hospitalier ? 

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Les effectifs (adaptés en nombre ou en compétences) 

• La composition de l’équipe était-elle appropriée ?
• Des règles de présence ainsi qu'un système de gardes et astreintes sont-ils définis afin d’assurer la permanence des soins 24 h/24 ? Si oui, ces informations sont-elles connues des professionnels ? 

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La charge de travail, temps de travail 

• Avez-vous eu une augmentation de la charge de travail non prévue ou soudaine ? 
• Avez-vous dû faire face à (ou hiérarchiser) plus d'un cas en même temps ? 
• Deviez-vous passer du temps à des activités non cliniques ? 

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Les retards, les délais 

• Y a-t-il eu des retards dans la mise en œuvre des procédures de soins ? 

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6 - Facteurs liés à l’organisation et au management 

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés à l’organisation et au management en se posant des questions sur : 

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La structure hiérarchique (organigramme, niveaux décisionnels) 

• Comment la structure hiérarchique ou des niveaux décisionnels trop nombreux ont-ils influencé négativement le cours de l'événement ?
• Les circuits de décision et de délégation sont-ils définis, diffusés et connus des professionnels ? 

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La gestion des ressources humaines, intérim, remplaçant 

• Les compétences nécessaires à une fonction ou à un service sont-elles identifiées ?
• Existe-t-il une organisation afin d'intégrer tout nouvel arrivant dans l'établissement (information sur l’établissement et le secteur d’activité, lui permettant l’exercice de sa fonction) ?
• Pensez-vous que votre période d'adaptation à l'hôpital/spécialité/service vous a préparé à cette situation ?
• Avez-vous dû collaborer avec un nouveau médecin ou personnel de soins (intérim) avec qui vous n'aviez jamais travaillé ? 

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La politique de formation continue 

• Existe-t-il un plan de formation continue établi en accord avec les besoins des services ?
• Les actes ou procédures de soins nécessitant une formation ou un entrainement sont-ils identifiés ? 

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La gestion de la sous-traitance 

• Comment la fonction sous-traitée est-elle intégrée dans le fonctionnement du service et de l'équipe ? 

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La politique d'achat 

• Existe-t-il une politique d'achat ou d'approvisionnement prenant en compte les besoins des services, des utilisateurs et des patients ? 
• Comment sont assurés les approvisionnements en situation normale, en urgence, les jours fériés, les week-ends ? 

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Le management de la qualité, la sécurité, l’hygiène et l’environnement 

• Comment qualifieriez-vous la culture sécurité de l'établissement ?
• Existe-t-il une politique d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins diffusée dans l’établissement et connue des professionnels ?
• L’établissement évalue-t-il et hiérarchise-t-il les risques dans les secteurs d’activité ?
• Existe-t-il des plans d’actions d’amélioration de la qualité et de la sécurité des soins mis en œuvre dans le secteur d’activité ? 
• Existe-t-il une gestion documentaire dans l'établissement ? Si oui, la gestion documentaire définit-elle les modalités de rédaction, de diffusion et de révision des documents ?
• Les situations mettant en jeu la sécurité des biens et des personnes sont-elles identifiées ?
• Existe-t-il un document unique (Duerp) établi sur les conditions de travail des personnels ? Si oui, un plan d’amélioration des conditions de travail est-il défini ? 

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Ressources financières 

• Existe-t-il des facteurs financiers ayant influencé cet événement ?
• L’établissement décline-t-il en interne des objectifs prévisionnels de dépenses et s’il y a lieu de recettes ? 

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7. Facteurs liés au contexte institutionnel 

Il s’agit de s’interroger sur les facteurs contributifs liés au contexte institutionnel en se posant des questions sur : 

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La politique de santé publique nationale 

• L'établissement fait-il l'objet actuellement de mesures de la part d'un organe de l'état ?
• Existe-t-il des contraintes réglementaires en vigueur pour cet établissement ayant influencé le déroulement de l'événement ? (CPOM,...) 

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La politique de santé publique régionale 

• L’établissement a-t-il mis en place des partenariats en cohérence avec les pathologies qu'il prend en charge ?
• L'établissement est-il organisé en relation avec d'autres établissements pour le type de prise en charge concerné par l'événement ? 
• Dans l'affirmative, le personnel connaît-il les modalités de cette organisation ? 

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Les systèmes de signalement 

• L'événement s'est-il déjà produit dans l'établissement ?
• Le personnel déclare-t-il les événements qu'il rencontre ?
• Comment est organisé l'établissement pour recueillir et analyser les événements indésirables ? 

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