Règlement de fonctionnement en ESSMS : quel contenu ? Comment l’élaborer ?

Le règlement de fonctionnement est un document obligatoire propre aux structures sociales et médico-sociales.

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Il s’impose à tous les ESSMS qu’il s’agisse de services ou d’établissements publics ou privés. Du contexte réglementaire à son élaboration, retrouvez tout ce que vous devez savoir sur le document essentiel au fonctionnement d’une structure.

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Contexte réglementaire

Pour rappel, le règlement intérieur est un document écrit faisant partie des documents rendus obligatoires par la loi du 2 janvier 2002. Il est encadré par l’article L.311- 7 du Code de l’action sociale et des familles (CASF) : 

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« Dans chaque établissement et service social ou médico-social, il est élaboré un règlement de fonctionnement qui définit les droits de la personne accueillie et les obligations et devoirs nécessaires au respect des règles de vie collective au sein de l’établissement ou du service. »

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À qui est destiné le règlement de fonctionnement ?

Le règlement de fonctionnement doit être remis : 

• à toute personne accueillie ou à son représentant lors de son arrivée dans la structure en annexe au livret d’accueil 
• à toute personne qui exerce une activité (salarié, libéral) ou qui intervient à titre bénévole dans la structure. 

Il doit être affiché dans les locaux de l'établissement ou du service.

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Quelle est sa finalité ?

Le règlement de fonctionnement a pour finalité : 

• de poser les règles de l'organisation interne d’une structure (notamment celles qu’implique la vie en collectivité)
• de constituer un cadre de référence des droits et des devoirs de chacun 
• d'apporter une marche à suivre face à un problème qui peut survenir dans l’établissement afin d’éviter l’arbitraire.

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Quelle est la procédure pour l’élaborer ?

Le règlement de fonctionnement est défini par l’instance compétente de l’organisme gestionnaire après avoir consulté :

• Les instances représentatives du personnel de l’établissement ou du service (Comite Social et économique de l’établissement (CSE) 
• Le Conseil de la Vie Sociale ou de toute autre instance de participation (si le conseil de la vie sociale n’est pas mis en place).

Le règlement de fonctionnement est modifié selon la périodicité qu’il prévoit. Cette périodicité ne peut être supérieure à cinq ans.

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Que doit-il contenir obligatoirement ?

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Ce sont les articles R. 311-35 à R. 311-37 du CASF qui fixent le contenu obligatoire du règlement de fonctionnement autour de plusieurs thématiques. À noter que ces thématiques ne sont pas exhaustives et peuvent s’adapter en fonction des spécificités de la structure.

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⇒ Les principales modalités d'exercice des droits des personnes accueillies énoncés dans le Code de l’action sociale et des familles. 

• Respect de la dignité de la personne, de son intégrité, de sa vie privée, de son intimité et de sa sécurité 
• Libre choix parmi les prestations adaptées qui lui sont offertes (en lien avec la charte des droits et libertés de la personne accueillie) 
• Confidentialité des informations la concernant 
• Accès à toute information ou document relatif à la prise en charge 
• Information sur ses droits fondamentaux et protections prévues par la loi ou par contrat ainsi que les voies de recours à sa disposition 
• Participation directe à la conception et à la mise en œuvre du projet d’accueil ou d’accompagnement qui la concerne.

⇒ Les modalités pratiques d’association de leur famille à la vie de l’établissement ou du service, par exemple : la mise en place d’une instance de participation : Conseil de la Vie Sociale ou autre forme de participation.

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⇒ L’organisation et l’affectation à usage collectif ou privé des locaux et bâtiments ainsi que les conditions générales de leur accès et de leur utilisation.

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⇒ Les mesures relatives à la sûreté des personnes et des biens. 

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⇒ Les mesures à prendre, en cas d’urgence ou de situations exceptionnelles.

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⇒ Les modalités de rétablissement des prestations dispensées par l’établissement ou le service lorsqu’elles ont été interrompues.

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⇒Les dispositions relatives aux transferts et déplacements, aux modalités d’organisation des transports, à l’exécution des prestations à l’extérieur de l’établissement.

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Le règlement de fonctionnement fixe les règles essentielles de vie collective et notamment :  

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⇒ Les obligations faites aux personnes pour permettre la réalisation des prestations qui leur sont nécessaires.

Dans le respect des dispositions de la charte des droits de la personne accueillie, voici les obligations que les personnes accueillies doivent respecter :

• Respect des décisions de prise en charge, des termes du contrat de séjour (voir les nouvelles mentions obligatoire applicable depuis le 1er janvier 2023) ou du document individuel de prise en charge
• Respect des rythmes de vie collectifs
• Comportement civique à l’égard des autres personnes accueillies ou prises en charge, comme des membres du personnel
• Respect des biens et équipements collectifs 
• Prescriptions d’hygiène de vie nécessaires.

🚨 Le règlement de fonctionnement rappelle également que les faits de violence sur autrui sont susceptibles d’entraîner des procédures administratives ou judiciaires.

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Règlement de fonctionnement : exemple de sommaire   

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Un règlement de fonctionnement est propre à chaque établissement selon ses spécificités. Mais entre la crainte d’oublier des contenus obligatoires ou des informations importantes, élaborer son premier règlement intérieur peut s’avérer intimidant !  

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Partant d’une structure de type Ehpad, le sommaire ci-dessous vous propose un exemple d’organisation des informations à faire figurer dans le règlement de fonctionnement. Notez bien qu’il s’agit d’une proposition et non d’un modèle à suivre absolument.

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Partie 1 : Préambule 

1. Objet du règlement de fonctionnement : à savoir la finalité du règlement.
2. Modalités du règlement de fonctionnement : son élaboration, sa révision ainsi que sa diffusion.

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Partie 2 : Garantie des droits des résidents

1. Principe charte des droits et libertés
2. Prévention de la violence et de la maltraitance
3. Confidentialité des données
4. Relations avec la famille
5. Sûreté des biens et des personnes, etc.
6. Exercice des droits et libertés : différentes instances (participatives et administratives) personnes qualifiées, pratiques religieuses.